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ApoRisk® Presse:

Wie ein schriftlich fixiertes Qualitätsmanagement zur juristischen Belastung wird, wenn interne Prozesse nicht gelebt, kommuniziert und durch passenden Versicherungsschutz abgesichert werden

Wenn formale Qualität zu Haftungsrisiken wird – Apotheken in der Pflicht, Standards konsequent umzusetzen

24. April 2025

Was im Qualitätsmanagementhandbuch steht, gilt – nicht nur intern, sondern auch vor Krankenkassen, Behörden und im Haftungsfall. Doch genau darin liegt das Risiko: Wenn Änderungen zwar dokumentiert, aber nicht vermittelt, nicht geschult und nicht kontrolliert werden, entsteht eine gefährliche Lücke zwischen Anspruch und Realität. Apotheken geraten so in die Verantwortung für Prozesse, die auf dem Papier geregelt, im Alltag aber nie angekommen sind. Versicherer prüfen im Schadensfall nicht nur den Fehler, sondern auch die Organisation dahinter – und verweigern Leistungen, wenn Sorgfaltspflichten verletzt wurden. Warum dokumentierte Qualität ohne Umsetzung kein Schutz, sondern ein Risiko ist, das direkt auf die Inhaber zurückfällt.

Apotheken dokumentieren ihre internen Prozesse im Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) – aus rechtlicher Notwendigkeit, aus professionellem Anspruch und zur Orientierung im betrieblichen Alltag. Doch was als Sicherheitsinstrument gedacht ist, kann schnell zur Haftungsfalle werden. Denn jeder Eintrag im QMH ist nicht nur ein internes Regelwerk, sondern eine rechtlich relevante Selbstverpflichtung. Wird ein dort festgelegter Ablauf nicht eingehalten – etwa weil Änderungen nicht geschult, nicht kommuniziert oder nicht kontrolliert wurden –, kann dies gravierende Folgen haben: von Beanstandungen durch Krankenkassen über Regressforderungen bis hin zu versicherungsrechtlichen Auseinandersetzungen.

Ein zentrales Problem: Viele Apothekeninhaber unterschätzen die Verbindlichkeit ihrer eigenen Dokumentation. Wenn ein Verfahren zur Hilfsmittelabrechnung zwar geändert, aber nicht im Team verankert wurde, steht am Ende nicht der Mitarbeiter, sondern die Leitung in der Verantwortung. Juristisch spricht man dann von Organisationsverschulden – mit direktem Bezug zur Haftung des Betriebsinhabers.

Betriebshaftpflichtversicherungen greifen in solchen Fällen nicht automatisch. Versicherer prüfen im Schadenfall, ob das betriebliche Risikomanagement angemessen war. Fehlende Schulungsnachweise, unzureichende Kontrollen oder mangelhafte Informationsweitergabe können dazu führen, dass Leistungen gekürzt oder verweigert werden. Daher kommt branchenspezifischen Versicherungslösungen eine besondere Bedeutung zu: Nur Policen, die auch Managementfehler, Retaxationsrisiken und interne Vollzugsdefizite einbeziehen, bieten echten Schutz – vorausgesetzt, die Grundlagen im Betrieb stimmen.

Apothekenbetreiber sind deshalb gut beraten, ihr internes Qualitätsmanagement nicht nur als Formalie zu behandeln, sondern als aktiven Bestandteil der Risikovorsorge zu verstehen. Wer dokumentiert, muss auch vermitteln. Wer Regeln setzt, muss ihre Umsetzung gewährleisten. Und wer sich absichern will, braucht nicht nur eine Police – sondern ein System, das trägt.

Kommentar:

Qualität ist kein Versprechen für die Schublade. In der Apotheke hat jeder dokumentierte Ablauf rechtliche Schärfe – und jede Abweichung potenzielle Haftungsfolgen. Das Qualitätsmanagement ist damit nicht nur ein Instrument der Selbstorganisation, sondern ein Maßstab, an dem sich der Betrieb im Ernstfall messen lassen muss.

Das Missverständnis liegt im Umgang mit der eigenen Dokumentation. Was intern beschlossen wurde, kann extern eingefordert werden. Wird eine Regel nicht beachtet, obwohl sie festgeschrieben ist, steht nicht der Fehler im Vordergrund, sondern das Versäumnis, ihn durch Organisation zu verhindern. In diesem Moment wird das QMH zum Beweismittel – nicht zur Entlastung, sondern zur Belastung.

Versicherungen, insbesondere branchenspezifische Konzepte, gewinnen unter diesen Bedingungen massiv an Bedeutung. Doch sie schützen nur, was vorher auch organisatorisch abgesichert wurde. Eine Police ersetzt keine Schulung, kein Protokoll ersetzt gelebte Praxis. Die Verantwortung bleibt beim Inhaber – und mit ihr das Risiko.

Deshalb braucht Qualität einen neuen Blick: nicht als bloße Anforderung, sondern als Führungsaufgabe. Wer seine Apotheke schützen will, muss Strukturen schaffen, die funktionieren. Alles andere ist formal richtig – und faktisch brandgefährlich.

Von Matthias Engler, Fachjournalist

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