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ApoRisk® Presse:

Wie Apotheken zwischen Abrechnungsrisiken, Rechtsvorgaben und Schutzstrategien navigieren müssen

Retax bedroht die Marge, Botendienst erfordert Präzision, Versicherung schafft Stabilität

20. Juni 2025

Was als niederschwelliger Versorgungsservice begann, ist längst zu einem hochkomplexen Abrechnungsfeld geworden: Der Botendienst in Apotheken steht exemplarisch für den Zielkonflikt zwischen Versorgungspflicht, Wirtschaftlichkeit und rechtlicher Präzision. Während täglich rund 300.000 Lieferungen erfolgen, geraten Apotheken immer häufiger in das Fadenkreuz der Krankenkassen – wegen Formfehlern, Missverständnissen oder fehlender Dokumentation. Denn nur bestimmte Lieferungen sind überhaupt berechnungsfähig, andere führen unmittelbar zur Retax. Zugleich macht die Apothekenbetriebsordnung klare Vorgaben, wer ausliefern darf und wie dokumentiert werden muss. Besonders riskant: eine Zweitzustellung, die nicht abgerechnet werden darf, aber Zusatzkosten erzeugt. Gerade kleinere Betriebe ohne Rücklagen und juristische Expertise sind hier gefährdet. Immer mehr Apotheken reagieren daher mit Retax-Versicherungen, die nicht nur Rückzahlungen auffangen, sondern auch Schulungen, Prüfungen und Widerspruchsbegleitung anbieten. In einer Branche, die sich immer mehr gegen regulatorische Zumutungen stemmen muss, wird diese Absicherung zum strategischen Muss. Der Botendienst bleibt unverzichtbar – doch nur wer rechtlich sicher liefert, wirtschaftlich kalkuliert und sich strukturell absichert, kann diesen Versorgungsauftrag verantwortungsvoll tragen.

Der Botendienst ist in Apotheken längst nicht mehr ein Zusatzangebot, sondern Teil der täglichen Versorgungspraxis: In rund 98 Prozent aller Betriebe wird ausgeliefert, teilweise mehrfach am Tag. Laut „Zahlen, Daten, Fakten 2025“ verzeichnet das System rund 300.000 Botendienste täglich – eine logistische Leistung mit strukturellem Gewicht. Doch der betriebswirtschaftliche Wert dieses Services wird zunehmend überlagert von Unsicherheit, Kontrollverlust und drohenden Rückforderungen. Denn die Botendienstgebühr – gesetzlich definiert in § 129 SGB V mit 2,50 Euro zuzüglich Umsatzsteuer – ist längst zur risikobehafteten Abrechnungsposition geworden. Nicht, weil Apotheken fahrlässig arbeiten. Sondern weil der juristische Rahmen eng gefasst ist, Krankenkassen schärfer prüfen und selbst kleinste formale Fehler zur vollständigen Retax führen.

Die Daten sind eindeutig: Während im Jahr 2021 noch fast 29,9 Millionen Botendienste vergütet wurden, waren es 2023 nur noch 29,1 Millionen – und 2024 nur noch 25,47 Millionen. Der Rückgang ist nicht auf mangelnde Leistung zurückzuführen, sondern auf rückläufige Abrechnungsquoten, verschärfte Prüfmechanismen und vermehrte Retaxationen. Gefordert wird: vollständige Regelkonformität – nicht nur medizinisch, sondern formal. Doch genau das ist in der betrieblichen Praxis schwierig: Geliefert wird oft in Zeitnot, dokumentiert wird parallel zum Betrieb, die Sonder-PZN muss korrekt gesetzt, das Lieferpersonal klar definiert, der Zeitpunkt exakt festgehalten und der Patient nachweislich versorgt worden sein.

Die Hürden sind vielfältig. Nicht abzurechnen sind zum Beispiel OTC-Arzneimittel, Medizinprodukte, Hilfsmittel oder Privatrezepte – obwohl deren Auslieferung oft ebenfalls dringend, medizinisch geboten und vom Patienten gewünscht ist. Auch mehrfach tägliche Zustellungen an dieselbe Adresse – etwa in Pflegeeinrichtungen oder bei Rückfragen – dürfen laut Gesetz nur einmal am Tag abgerechnet werden. Der Zusatz „je Lieferort und Tag“ ist restriktiv und wird von vielen Kassen als absolutes Limit interpretiert – selbst bei objektiv sinnvollen und begründeten Mehrbelieferungen.

Zentral ist auch die Zustellform. § 17 der Apothekenbetriebsordnung erlaubt den Botendienst ohne Versandhandelserlaubnis – jedoch nur, wenn das Zustellpersonal zum Apothekenbetrieb gehört. Wird regelmäßig ein externes Logistikunternehmen beauftragt, liegt kein Botendienst mehr im Sinne des Gesetzes vor, sondern ein Versand nach § 11a ApoG. Die Folge: vollständiger Verlust der Abrechnungsgrundlage. Zudem verpflichtet die ApBetrO zur kostenlosen Zweitzustellung bei Nichtantreffen – allerdings ohne erneute Botendienstgebühr. Die wirtschaftliche Belastung steigt also bei gleichzeitig sinkender Abrechnungssicherheit.

Die daraus resultierenden Retaxationen können erheblich sein. Schon wenige Hundert falsch gesetzte Sonder-PZN, nicht beweisbare Lieferungen oder missverständliche Rezeptdaten führen zu Rückforderungen im fünfstelligen Bereich. Immer mehr Apotheken berichten von ausbleibenden Erstattungen, nicht nachvollziehbaren Kürzungen und einem Gefühl völliger Ohnmacht gegenüber Prüfentscheidungen der Kassen. Widersprüche sind möglich – aber häufig langwierig, unsicher und mit Aufwand verbunden. In einem Markt, der bereits unter Fixum-Stagnation, Rabattdruck und Personalnot leidet, wird die Retax zunehmend zur systemischen Bedrohung.

Genau hier setzt der Bedarf an professionellem Schutz an. Retax-Versicherungen, einst als Nischenprodukt belächelt, werden inzwischen zur tragenden Säule eines vorausschauenden Apothekenmanagements. Sie übernehmen nicht nur Rückforderungsbeträge, sondern auch juristische Unterstützung, Widerspruchsbegleitung, Prozessführung und präventive Analyse von Fehlerquellen. Moderne Policen umfassen auch Botendienst-Fälle, Sonderabrechnungspositionen, E-Rezept-Probleme und Abrechnungsfehler bei pharmazeutischen Dienstleistungen. Einige Anbieter gehen weiter: Sie bieten digitale Tools zur Rezeptprüfung, schulen Personal in Abrechnungsrecht und integrieren Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen.

Der Markt reagiert – aber unterschiedlich. Während größere Filialstrukturen bereits flächendeckend absichern, sind viele Einzelapotheken noch ungeschützt. Dabei ist das Risiko nicht geringer, sondern größer: Denn kleinere Betriebe verfügen oft nicht über die Rücklagen, um größere Retaxbeträge aufzufangen. Eine Retax über 7.000 Euro kann bei geringem Monatsüberschuss schon die Stabilität gefährden. Umso wichtiger ist die vorausschauende Entscheidung: Eine Police kann monatlich weniger kosten als ein einziger falsch abgerechneter Botendienst – schützt aber dauerhaft vor systematischem Schaden.

Diese Entwicklung zeigt: Der Botendienst ist längst kein bloßes Kundendienstmodell mehr, sondern ein Indikator für rechtssichere Betriebsführung. Wer ihn weiterführen will, muss drei Elemente beherrschen: juristische Kenntnis der Voraussetzungen, technische Präzision in der Umsetzung und wirtschaftliche Absicherung im Schadenfall. Nur wer alle drei Ebenen verbindet, kann Botendienste als Stärke nutzen – statt sie als Schwachstelle zu fürchten.

Die ABDA fordert deshalb eine klare Vereinfachung und Standardisierung der Abrechnungsgrundlagen – inklusive technischer Hilfsmittel zur Rezeptprüfung, automatischer Warnsysteme bei Unregelmäßigkeiten und besserer Rückmeldung durch Kassen. Auch die Integration von Botendienstlogik in das E-Rezept-System ist bislang unzureichend gelöst – die rechtliche Bewertung hinkt der digitalen Praxis hinterher. Gleichzeitig werden neue Belastungen diskutiert, etwa Dokumentationspflichten im Rahmen des Gesundheitsdatennutzungsgesetzes oder Nachhaltigkeitsauflagen für Lieferverkehre. All das erhöht die Komplexität – und die Notwendigkeit struktureller Resilienz.

Fazit: Der Botendienst ist ein betriebswirtschaftliches Hochrisikofeld mit sozialpolitischer Notwendigkeit. Er sichert die Versorgung vulnerabler Gruppen, schließt Lücken in der Fläche und entlastet Pflegedienste und Angehörige. Doch Apotheken können ihn nur leisten, wenn das System mitspielt – durch klar verständliche Regeln, rechtssichere Abrechnung und professionellen Schutz vor Schaden. Eine Versicherung ist dabei keine Option – sondern Teil moderner Betriebslogik.

Redaktionelle Einordnung

Diese Pressemitteilung richtet sich an Apothekeninhaber:innen, Gesundheitspolitiker:innen, Kammern, Verbände und versorgungsnahe Dienstleister. Ziel ist es, auf die zunehmenden Risiken bei der Abrechnung des Botendienstes hinzuweisen und ein Problembewusstsein für die Notwendigkeit rechtlicher Präzision und versicherungstechnischer Absicherung zu schaffen. Der Text entstand auf Grundlage juristischer Rahmenbedingungen, betrieblicher Erfahrungswerte und aktueller Zahlen aus dem Apothekenmarkt 2025.

Von Matthias Engler, Fachjournalist

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