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ApoRisk® Presse:

Ohne lückenloses Fahrtenbuch unterstellt das Finanzamt eine Privatnutzung – Nachzahlungen und Zinsforderungen können Apothekenbetriebe hart treffen

Dienstwagen in der Apotheke wird zum Steuerrisiko

14. April 2025

Apothekeninhaber, die ein Fahrzeug betrieblich nutzen, stehen zunehmend unter steuerlicher Beobachtung. Fehlt ein lückenloses und formgerechtes Fahrtenbuch, unterstellt das Finanzamt automatisch eine Privatnutzung – selbst bei rein beruflichem Einsatz. Die Folge ist eine pauschale Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regel, die zu erheblichen Nachzahlungen führen kann. Besonders riskant wird es bei Betriebsprüfungen, denn die pauschale Besteuerung kann rückwirkend für mehrere Jahre erfolgen. Wer seine Liquidität schützen will, muss frühzeitig für klare Verhältnisse sorgen.

Immer mehr Apotheken geraten wegen unzureichender Nachweise zur Nutzung ihres Dienstwagens ins Visier der Finanzämter. Hintergrund ist die rechtliche Vermutung, dass ein betrieblich angeschaffter Pkw auch privat genutzt wird – sofern dies nicht durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch eindeutig widerlegt werden kann. Besonders für Apothekeninhaber kann diese pauschale Annahme zur steuerlichen Belastung werden.

Die Finanzbehörden wenden in solchen Fällen regelmäßig die sogenannte Ein-Prozent-Regelung an. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs dem Einkommen des Betriebsinhabers als geldwerter Vorteil zugeschlagen – zusätzlich zu 0,03 Prozent je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Apotheke. Diese pauschale Besteuerung erfolgt unabhängig davon, ob tatsächlich eine private Nutzung vorlag. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Fahrtenbuch genügt als Auslöser.

Für Apothekeninhaber, die ihre Fahrzeuge etwa für Botendienste, Filialabstimmungen oder die Heimversorgung einsetzen, kann das erhebliche Auswirkungen auf die Steuerlast haben. Besonders betroffen sind kleinere Betriebe, bei denen kein systematisches Fahrtenbuch geführt wird – sei es aus Zeitgründen oder fehlendem Problembewusstsein.

Auch der Besitz eines privaten Zweitwagens schützt nicht vor der Annahme der Mitbenutzung. Der Bundesfinanzhof stellt in ständiger Rechtsprechung klar, dass allein die theoretische Möglichkeit der Privatnutzung ausreicht, um die pauschale Besteuerung zu rechtfertigen. Wer das vermeiden möchte, muss die rein betriebliche Nutzung mit einem tagesaktuell geführten, vollständigen und revisionssicheren Fahrtenbuch belegen.

Die Apothekenverbände raten dazu, die Fahrzeugnutzung frühzeitig zu prüfen und mit steuerlicher Beratung abzustimmen. In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, das Fahrzeug dem Privatvermögen zuzuordnen und betriebliche Fahrten über die Kilometerpauschale abzurechnen. Wer hingegen das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zurechnet, sollte klare Regeln zur Nutzung etablieren, digitale Fahrtenbücher einführen und regelmäßige Kontrollen der Aufzeichnungen vornehmen.

Kommentar:

Der Dienstwagen ist in vielen Apotheken ein notwendiges Werkzeug – steuerlich aber ein sensibles Risiko. Die Toleranzgrenze der Finanzämter ist deutlich gesunken: Was früher vielleicht als Formfehler abgetan wurde, wird heute systematisch geprüft. Die Beweislast liegt dabei beim Apothekeninhaber.

Viele unterschätzen die Konsequenzen: Eine fehlende Fahrtenbuchführung kann schnell zu fünfstelligen Steuernachzahlungen führen – rückwirkend und inklusive Zinsen. Besonders kritisch ist, dass diese Folgen nicht durch ein „aber ich bin nie privat gefahren“ abgewehrt werden können. Das Steuerrecht akzeptiert keine Absichtserklärungen, sondern verlangt objektive Nachweise.

In wirtschaftlich angespannten Zeiten ist das für viele Apothekenbetriebe eine unnötige zusätzliche Belastung. Umso wichtiger ist es, das Thema aktiv anzugehen: nicht nur durch saubere Aufzeichnungen, sondern durch bewusste Entscheidungen – auch über die steuerliche Zuordnung des Fahrzeugs. Prävention ist in diesem Fall keine bürokratische Fleißaufgabe, sondern wirtschaftliche Notwendigkeit. Wer jetzt handelt, verhindert späteres Ungemach. Wer es ignoriert, zahlt doppelt – und meist rückwirkend.

Von Matthias Engler, Fachjournalist

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