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Apotheken müssen Kassensysteme ab 2025 melden

Neue Fristen und Strafen erfordern schnelles Handeln

Ab 2025 stehen Apothekenbetreiber vor einer neuen bürokratischen Hürde: Elektronische Kassensysteme müssen nicht nur technisch auf dem neuesten Stand sein, sondern auch dem Finanzamt gemeldet werden. Diese Verpflichtung bringt zusätzliche Aufgaben mit sich, deren Missachtung hohe Strafen nach sich ziehen kann. In diesem Bericht erfahren Apotheken, was sie jetzt beachten müssen, um die neuen Anforderungen fristgerecht zu erfüllen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung für Apothekenbetreiber und andere Unternehmen in Kraft: die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme nach § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO). Diese Neuerung ist Teil der fortlaufenden Bemühungen des Gesetzgebers, die Manipulationssicherheit von Aufzeichnungssystemen zu gewährleisten und somit Steuerbetrug zu verhindern. Seit dem 1. Januar 2020 gilt bereits die Verpflichtung, elektronische Kassensysteme und Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Nun müssen alle Unternehmen, die solche Systeme einsetzen, diese dem zuständigen Finanzamt melden.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem Schreiben vom 28. Juni 2024 (Aktenzeichen: IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009) die Details dieser Meldepflicht konkretisiert. Demnach müssen Apothekenbetreiber künftig nicht nur die erstmalige Inbetriebnahme eines Kassensystems mitteilen, sondern auch jegliche Änderungen, einschließlich Systemwechsel, Updates oder Außerdienststellungen. Die Meldung hat spätestens einen Monat nach dem jeweiligen Ereignis zu erfolgen. Diese Frist gilt als bindend – bei Verstößen drohen empfindliche Sanktionen in Form von Bußgeldern oder anderen steuerrechtlichen Maßnahmen.

Für Apotheken, die bereits unter einem hohen administrativen Druck stehen, bedeutet diese zusätzliche bürokratische Verpflichtung weiteren Aufwand. Es reicht nicht aus, das Kassensystem selbst auf den neuesten Stand zu bringen und für die technische Sicherheit zu sorgen. Der Verwaltungsaufwand steigt, da die ordnungsgemäße und fristgerechte Meldung der eingesetzten Systeme an das Finanzamt überwacht werden muss. Für Apothekenbetreiber, die externe Dienstleister für die Verwaltung ihrer Kassensysteme einsetzen, wird es wichtig sein, klare Kommunikationswege zu schaffen, um sicherzustellen, dass alle Änderungen und Anpassungen korrekt gemeldet werden.

Zusätzlich zur technischen Absicherung müssen Apothekenbetreiber gewährleisten, dass ihre Kassensysteme den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Ein wesentlicher Aspekt ist die vollständige Zertifizierung der TSE, die als Schutzmechanismus gegen Manipulationen dient. Diese Einrichtung zeichnet alle Kassenvorgänge manipulationssicher auf und schützt so vor nachträglichen Änderungen. Für Apotheken ist dies besonders wichtig, da sie eine hohe Anzahl an Transaktionen verzeichnen, die auch rezeptpflichtige und apothekenpflichtige Medikamente betreffen.

Für die betroffenen Apotheken stellt sich die Frage, wie sie den neuen Anforderungen gerecht werden können, ohne den täglichen Betrieb zu beeinträchtigen. Es empfiehlt sich, schon jetzt eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Kassensysteme durchzuführen, um eventuelle Lücken oder Anpassungsbedarfe frühzeitig zu erkennen. Zudem könnte es ratsam sein, spezialisierte Dienstleister in die Prozesse einzubinden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben fristgerecht erfüllt werden.

Besonders kleinere Apotheken stehen hier vor zusätzlichen Herausforderungen. Der finanzielle und zeitliche Aufwand, den diese Regelungen mit sich bringen, stellt für viele eine erhebliche Belastung dar. Dennoch gilt: Die neuen Vorgaben sind verpflichtend, und ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Kommentar:

Die Einführung der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025 mag auf den ersten Blick wie eine weitere bürokratische Maßnahme wirken, doch sie hat ihre Berechtigung. Ziel des Gesetzgebers ist es, die Transparenz im steuerlichen Bereich zu erhöhen und Manipulationen zu verhindern. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung ist es notwendig, dass Unternehmen – und dazu gehören auch Apotheken – ihre Systeme sicher und manipulationsfrei betreiben.

Die Herausforderung für Apothekenbetreiber besteht nicht nur darin, die technischen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch die zusätzlichen administrativen Aufgaben zu bewältigen. Es wird klar, dass der Gesetzgeber hier keinen Spielraum lässt: Die Fristen sind eng und die Sanktionen bei Nichteinhaltung empfindlich. Daher sollten Apothekenbetreiber frühzeitig handeln, um mögliche Sanktionen zu vermeiden und ihre Systeme auf die neuen Vorgaben hin zu überprüfen.

Die neue Meldepflicht bietet jedoch auch eine Chance: Die Einführung zertifizierter Sicherheitseinrichtungen trägt nicht nur zur Steuertransparenz bei, sondern schützt Apothekenbetreiber auch vor ungewollten Manipulationen. Die Verhinderung von Eingriffen in Kassensysteme und die rechtssichere Dokumentation der Kassenvorgänge schaffen langfristig Vertrauen bei den Aufsichtsbehörden und Kunden.

Letztlich bleibt die Einhaltung der neuen Vorschriften alternativlos. Apothekenbetreiber müssen sich auf die kommenden Änderungen einstellen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren und den Betrieb reibungslos fortzuführen. Wer frühzeitig handelt, sichert sich nicht nur rechtlich ab, sondern kann den Umstellungsprozess mit weniger Aufwand bewältigen.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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