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Apotheken-News: Servicepflicht wird zur Kostenfalle, Zeit verliert an Rendite, Retax bedroht die Basis

Warum Botendienste Apotheken in juristische Unsicherheit treiben, Öffnungszeiten strategisch neu kalkuliert werden müssen und Versicherungen über Dasein oder Ausstieg entscheiden

Der Botendienst wird zur Gratwanderung zwischen Versorgungsethik und Retaxrealität, Apothekenverantwortung verschiebt sich von Dienstleistung zu juristisch kalkulierter Risikoabgrenzung, während wirtschaftliche Zeitfaktoren und unklare Vergütungslogiken die betriebliche Handlungsfähigkeit zunehmend beschneiden – wer heute liefert, haftet nicht nur für Qualität und Pünktlichkeit, sondern auch für dokumentarische Lücken, Prüfstufen der Krankenkassen und fehleranfällige Interpretationen des Begriffs „medizinische Notwendigkeit“; gleichzeitig führen politische Fixum-Anhebungen und Versorgungsversprechen zu einem gefährlichen Trugbild, das reale Liquiditätslücken und wirtschaftliche Erosion kaum abfedert, sondern bestenfalls strukturell verzögert – und in dieser Gemengelage wird jede Betriebsstunde, jeder Notdiensteinsatz und jeder freiwillige Mehreinsatz zur betriebswirtschaftlichen Prüfungseinheit, bei der nicht mehr das Patientenwohl, sondern die Frage nach juristischer Verteidigungskraft, interner Prozessstruktur und Versicherbarkeit entscheidet, ob ein Apothekenbetrieb überlebt oder implodiert.

Inmitten wachsender Versorgungsansprüche, stagnierender Honorare und zunehmender Regulierung geraten Apotheken in einen strukturellen Konflikt, der sich längst nicht mehr auf eine einzelne Dimension beschränkt. Botendienste, einst als pandemische Notlösung eingeführt, haben sich zu einer täglichen Selbstverständlichkeit entwickelt – aber auch zu einem kaum kalkulierbaren Risiko. Parallel dazu verschiebt sich die betriebswirtschaftliche Logik: Der Faktor Zeit wird zum unterschätzten Kostenblock, insbesondere wenn Notdienste, Bereitschaften und lange Öffnungszeiten nicht mehr durch Leistungsausweitung, sondern durch Belastung und Leerzeiten geprägt sind. Und über all dem schwebt ein juristisches Damoklesschwert: Retaxationen, Haftungsrisiken und Versicherungsfragen bestimmen zunehmend die operative Handlungsfreiheit – insbesondere beim Spagat zwischen wirtschaftlichem Überleben und versorgungsethischem Anspruch.

Der erste Druckpunkt ist die letzte Meile: der Botendienst. Was vielen Patientinnen und Patienten als empathischer Service erscheint, ist für Apotheken eine juristisch fragil definierte Leistung. 2024 wurden 25,47 Millionen solcher Lieferungen zulasten der GKV abgerechnet – ein Rückgang von über 3 Millionen gegenüber dem Vorjahr. Nicht, weil weniger geliefert wurde, sondern weil Unsicherheit und Retaxfurcht die Abrechnung bremsen. Die Abrechnungsfähigkeit ist strikt gebunden an eine „medizinische Notwendigkeit“. Doch diese ist in der Versorgungspraxis selten eindeutig dokumentierbar. Ist die Patientin mit Rollator ein Fall für Botendienstvergütung? Gilt dies auch für einen postoperativen Patienten mit temporärer Bewegungseinschränkung? Was ist mit psychisch Belasteten oder Eltern mit fieberndem Kind? Jeder Fall wird zur Einzelfallentscheidung – doch die Kassen prüfen mit wachsender Stringenz und standardisierten Prüfkriterien.

Die Konsequenz: Apotheken verzichten auf die Gebühr – oder verlieren sie im Nachgang durch Retaxation. Nicht nur die Pauschale von 2,50 Euro, sondern in manchen Fällen das komplette Rezept inklusive Arzneimittelkosten. Das ist nicht nur wirtschaftlich fatal, sondern auch rechtlich heikel. Mehrere Verfahren gegen Apotheken in NRW, Rheinland-Pfalz und Sachsen zeigen: Wiederholte Retaxationen können als systematische Täuschung interpretiert werden – und damit strafrechtliche Relevanz entfalten. Einige Versicherer bieten mittlerweile Retaxschutz an, doch dieser greift nur bei sauberer Dokumentation und nicht bei strukturellen Fehlern. Die Versicherung ersetzt nicht die Pflicht zur betriebsinternen Compliance. Apotheken müssen aktiv dokumentieren, schulen, standardisieren – oder die wirtschaftliche Verantwortung allein tragen.

Gleichzeitig verschieben sich die Kalkulationsachsen der Apothekenbetriebe: Nicht mehr nur Wareneinsatz und Personalquote zählen, sondern auch die betriebswirtschaftliche Bewertung von Zeit. Die Öffnungsstunde als betrieblicher Kostenfaktor wird zu einem strategischen Hebel. Wer weiß, was eine Stunde Öffnungszeit netto kostet – inklusive Personaleinsatz, Energiekosten, Kapazitätsbindung –, kann präziser entscheiden, ob ein Zusatzdienst wie der Botengang, der Notdienst oder die Spätöffnung wirtschaftlich vertretbar ist. Denn während einzelne Stunden hohe Frequenz und Umsatz bringen, verursachen andere nur Fixkosten. Der Leistungsbegriff muss betriebswirtschaftlich neu gedacht werden: Nicht alles, was möglich ist, ist tragfähig.

Dabei wirken politische Impulse auf den ersten Blick entlastend: Der neue Koalitionsvertrag sieht eine Anhebung des Fixums auf 9,50 Euro pro Rx-Packung vor – mit Perspektive auf 11,00 Euro in ländlichen Regionen. Bei rund 47.000 Rx-GKV-Packungen im Jahr könnte eine Durchschnittsapotheke ein Plus von 54.000 bis 70.000 Euro erzielen – vorausgesetzt, alle Bedingungen werden erfüllt. Doch diese kalkulierten Zuwächse stoßen auf Realität: steigende Tariflöhne, Mietkosten, Digitalisierungspflichten und die Rückkehr zur Skontofreiheit im Großhandel, die die Marge empfindlich trifft. Was auf dem Papier wie eine Entlastung wirkt, ist in der Praxis nur ein Dämpfer des realen Verlusts. Die wirtschaftliche Lage bleibt angespannt. Umsätze über 2,5 Millionen Euro gelten längst nicht mehr als Gewinnbringer, sondern als Mindestgröße für Betriebserhalt – sofern keine Sondereffekte wie lokale Apothekenschließungen eintreten.

Die Apothekenvergütung ist längst ein System aus Gegensätzen geworden: Politik verspricht Honoraranhebungen, Kassen setzen Prüfungen um, Apotheken agieren im Minenfeld. Versicherer wiederum sehen sich gezwungen, ihre Produkte stärker zu differenzieren. Neue Policen bieten kombinierte Absicherung gegen Retaxation, Berufshaftpflicht, Cyberangriffe und Betriebsunterbrechung – allerdings oft nur im Paket und mit hohen Selbstbehalten. Einige Anbieter bieten inzwischen auch juristische Hotline-Dienste, um Apotheker in Echtzeit bei Retax-Risikosituationen zu beraten. Doch all diese Systeme funktionieren nur, wenn sie durch Klarheit, Regeln und Transparenz flankiert werden. Der Apothekenleiter wird zunehmend zum Risiko-Manager – und trägt Verantwortung für Dokumentation, Mitarbeiterschulung, Prozesskontrolle und rechtssichere Betriebsführung.

Der Druck auf die Betriebsstrukturen wächst dabei ebenso wie der auf die Versorgungskultur. Der Botendienst etwa hat sich gesellschaftlich als Standard etabliert – besonders für vulnerable Gruppen. Doch was in der Erwartungshaltung verankert ist, wird betriebswirtschaftlich nicht getragen. Diese Diskrepanz gefährdet die Glaubwürdigkeit der Versorgung. Wer eine Leistung permanent anbietet, aber nicht zuverlässig vergütet bekommt, agiert im Grenzbereich zwischen Idealismus und Insolvenzgefahr. Einige Apotheken führen interne Listen, auf denen Botendienste mit Risiko- oder Vergütungskodex vermerkt sind – doch der Aufwand dieser selektiven Steuerung ist erheblich. Andere verzichten vollständig auf die Abrechnung – und damit auch auf den Rechtsanspruch auf Absicherung.

Die politische Dimension bleibt brisant: Wird das System die Apotheken langfristig zwingen, zwischen Servicepflicht und Selbstausbeutung zu wählen? Wird die Retaxation zum strategischen Steuerungsinstrument der Kassen, um Kosten zu drücken? Oder gelingt ein Strukturwandel, der Botendienste pauschal, rechtssicher und kalkulierbar macht? Die nächsten Monate werden entscheidend. Denn ohne Regelklarheit droht nicht nur eine Zunahme juristischer Auseinandersetzungen, sondern ein Rückzug der Apotheken aus einem Bereich, der für viele Patientengruppen elementar ist.

Parallel muss das Thema Zeit als Ressource neu in der Strategie von Apotheken verankert werden. Wer seine Stunden, Dienste, Bereitschaften und Zusatzaufwände nicht kennt und bewertet, steuert blind. Das betrifft insbesondere Nacht- und Notdienste, bei denen Aufwand, Risiko und Ertrag in besonders schiefer Relation stehen. Wer heute einen Botendienst im Notdienst ausführt, ohne rechtlich zwingende Begründung, läuft nicht nur in eine Retaxfalle, sondern riskiert eine Abrechnungsstreichung der Gesamtleistung – ein wirtschaftlicher Totalschaden im Kleinformat.

Die Kombination aus betrieblicher Verdichtung, rechtlicher Unschärfe und wirtschaftlicher Volatilität erfordert ein neues Denken: Weg von der Gewohnheitslogik, hin zur strategischen Steuerung. Apotheken, die auch in Zukunft tragfähig bleiben wollen, brauchen klare interne Regeln, smarte Abrechnungssysteme, regelmäßige Schulungen und umfassende Versicherungsstrukturen. Nur so lässt sich der aktuelle Druck in systemische Resilienz umwandeln. Die Zeiten, in denen Leistung automatisch Anerkennung bedeutete, sind vorbei. Heute zählt: Wer absichert, kann bestehen. Wer optimiert, kann wachsen. Und wer beides ignoriert, wird verlieren.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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