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Apotheken-News: Zeit frisst Marge, Bereitschaft frisst Struktur, Analyse formt Führung

Warum Öffnungsstunden ein unterschätzter Kostenfaktor sind, Notdienste strukturelle Defizite erzeugen und nur stundenbasierte Steuerung zukunftsfähig ist

Wer seine Apotheke wirtschaftlich führen will, muss erkennen, dass nicht das Rezept die Grundlage der Steuerung ist, sondern die Stunde. Öffnungszeiten gelten vielerorts noch immer als bloße Pflichtinformation, Notdienste als abzufedernde Ausnahme. Doch die Realität ist eine andere: Jede Stunde verursacht betriebliche Fixkosten, Personalaufwand und infrastrukturelle Belastung – unabhängig von Umsatz oder Kundenfrequenz. Während in Stadtlagen stille Randstunden im Regelbetrieb oft übersehen werden, drücken auf dem Land die ausgedehnten Bereitschaftszeiten den Schnitt. Wer den Faktor Zeit konsequent monetarisiert, erkennt schnell: Der entscheidende Unterschied liegt nicht zwischen Montag und Samstag, sondern zwischen kostendeckend und defizitär. Die Frage lautet daher nicht mehr, ob man Zeit bewerten soll – sondern warum man es bisher unterlassen hat. Moderne Auswertungssysteme liefern längst die minutengenaue Grundlage. Was fehlt, ist die Bereitschaft zur Konsequenz: strukturierte Anpassung, präzise Personalführung und betriebswirtschaftlich orientiertes Zeitmanagement. Wer dies ignoriert, riskiert nicht nur Marge, sondern Substanz.

Sie steht in jeder Schaufensterscheibe, sie ist im Google-Profil abrufbar, sie wird kaum infrage gestellt: die Öffnungszeit. In einer Branche, in der die Uhr den Takt vorgibt und der Kalender Notdienste diktiert, gilt sie als unveränderbare Konstante – als betriebliche Selbstverständlichkeit. Doch genau diese vermeintliche Konstanz wird für viele Apotheken zum ökonomischen Blindpunkt. Denn wer die Zeit nicht bilanziert, rechnet sich die Wirtschaftlichkeit schön. Was zählt, ist nicht allein, wie viele Kunden am Tag kommen oder wie hoch der Umsatz pro Rezept ist. Was zählt, ist die betriebswirtschaftliche Wahrheit pro Stunde – und die fällt oft ernüchternd aus.

Auf dem Land diktiert der Notdienst das Zeitregime. Wer um 18 Uhr schließt, aber Bereitschaft bis zum nächsten Morgen halten muss, trägt in Wahrheit 14 bis 19 zusätzliche Stunden – bezahlt, aber häufig ohne nennenswerte Erlöse. In Centerlagen, die ohnehin von 8 bis 20 Uhr offen sind, ist die Lücke kleiner – aber auch dort gibt es Zeiten mit kalkulatorischem Minus. Denn Kundenströme sind keine Dauerflüsse, sondern Wellen. Und manche Stunden rauschen vorbei, ohne Deckungsbeitrag zu hinterlassen. Die Kosten aber bleiben: Miete, Technik, Personal, Grundbetrieb.

Die Unterschiede zwischen ländlichen, städtischen und frequenzstarken Lagen sind dabei gravierend. Während sich klassische Landapotheken mit 1.800 bis 2.500 Jahresstunden begnügen, schieben Centerapotheken bis zu 3.672 Stunden durch – bei gleichen oder gar höheren Fixkosten. Gleichzeitig belastet sie eine andere Seite der Zeitbilanz: die Personalverfügbarkeit. Denn je länger offen, desto schwieriger wird es, qualifiziertes Personal dauerhaft zu besetzen – ganz abgesehen von tariflichen Grenzen und mentaler Erschöpfung. Die ökonomische Wahrheit lässt sich damit auf eine einfache Formel bringen: Zeit kostet – immer.

Trotzdem wird der Faktor Zeit in vielen Apotheken nicht aktiv gemanagt. Stattdessen herrscht die Gewohnheit. Man öffnet, „weil man immer geöffnet hat“. Man hält Notdienst, „weil es Vorschrift ist“. Man erträgt Randstunden, „weil man auf keinen Kunden verzichten will“. Doch wer einmal die Stundenkosten ehrlich durchrechnet – mit Grundkosten von 70 bis 80 Euro, mit Personalkosten von 50 bis 70 Euro je Stunde –, erkennt: Unter 120 bis 150 Euro Betriebskosten je Stunde geht nichts. Das entspricht einem Rohertrag, der nur bei guter Frequenz zuverlässig erwirtschaftet wird. In vielen Stunden, besonders abends oder samstags nach 13 Uhr, ist das nicht der Fall. Die Folge: jede Minute ein struktureller Verlust.

Auch die Diskussion um Notdienste folgt diesem Muster. Die Apothekerkammer Baden-Württemberg hat mit einer Modellrechnung von 2.000 Euro pro Nachtdienst für Aufsehen gesorgt – und gleichzeitig für Transparenz. Denn rechnet man 13,5 Stunden zu 130 Euro, landet man genau dort. Feiertagsdienste mit 24 Stunden summieren sich auf über 3.000 Euro. Die tatsächliche Notdienstpauschale dagegen liegt weit darunter. Wer also wissen will, ob ein Dienst „sich lohnt“, muss diese Lücke ehrlich bilanzieren. Und erkennen: Die Bereitschaftszeit ist keine Ehrenpflicht, sondern ein betriebswirtschaftliches Risiko, das staatlich nicht annähernd ausgeglichen wird.

Doch es gibt auch gute Nachrichten. Die digitale Erfassung macht es heute möglich, Umsätze, Frequenzen und sogar Roherträge minutengenau zu analysieren. Kassensysteme liefern belastbare Daten, wann Kundschaft tatsächlich kaufkräftig ist – und wann Betrieb nur Betrieb ist. Diese Daten sind nicht Kür, sondern Pflicht. Denn sie geben Führung zurück. Wer sie nutzt, kann Öffnungszeiten strategisch anpassen, Personal präzise einsetzen und Schwachstellen erkennen, bevor sie zur Schließung führen. In Zeiten knapper Ressourcen ist das keine Option, sondern Überlebensstrategie.

Der psychologische Widerstand bleibt dennoch hoch. Viele Apotheken scheuen sich, an der Uhr zu drehen – aus Angst, als unzuverlässig zu gelten oder Stammkunden zu verlieren. Doch die Realität zeigt: Kunden akzeptieren eingeschränkte Zeiten, wenn sie klar kommuniziert, verlässlich umgesetzt und sinnvoll begründet sind. Andere Branchen machen es längst vor. Selbst der Lebensmitteleinzelhandel reduziert Öffnungen, wenn Frequenz und Kosten nicht zusammenpassen. Warum sollte ausgerechnet die Apotheke bis zur Selbstausbeutung offenhalten?

Hinzu kommt: Die Zukunft wird den Zeitfaktor noch weiter verschärfen. Mit sinkenden Roherträgen, steigenden Energiepreisen und zunehmender Regulierung wird jede Stunde teurer. Gleichzeitig wachsen die Erwartungen an Service, Erreichbarkeit und Beratung – alles zeitintensive Leistungen. Wer dann seine Stunden nicht im Griff hat, verliert doppelt: an Ergebnis und an Energie. Die betriebliche Resilienz hängt künftig maßgeblich davon ab, wie intelligent Zeit investiert wird. Und das bedeutet: Führung muss zahlen können.

Ein echter Fortschritt wäre es daher, Zeit nicht nur als Kalenderphänomen zu begreifen, sondern als betriebswirtschaftliche Kennzahl. Jede Stunde sollte eine Bilanzposition sein – mit Aufwand, Deckungsbeitrag und Ergebnis. Wer seine Öffnungszeiten daran ausrichtet, gewinnt nicht nur an Klarheit, sondern auch an Gestaltungsspielraum. Denn die wichtigste Ressource in der Apotheke ist nicht das Regal, nicht das Sortiment, nicht das Warenlager. Es ist die Zeit. Und die ist, falsch verwendet, nicht nur teuer – sondern fatal.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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