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APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

Apotheken-News: Verluste erkennen, Strukturen sichern, Vertrauen versichern

Wie Apotheken Schwund systematisch analysieren, betriebliche Schwächen auflösen und mit gezieltem Schutz wirtschaftlich stabil bleiben

Verborgene Risiken wie Arzneimittelverfall, interne Entwendungen oder fehlerhafte Retourenprozesse verursachen in Apotheken Jahr für Jahr massive Verluste – nicht spektakulär, aber strukturell folgenschwer. Der wirtschaftliche Schaden bleibt oft unentdeckt, weil Verantwortung, Kontrolle und Absicherung nicht systematisch verknüpft sind. Wer heute eine Apotheke führt, muss mehr leisten als gute Beratung und effiziente Lagerhaltung: Er oder sie muss Sicherheitskultur verankern, Verantwortlichkeiten festziehen, Rückverfolgbarkeit herstellen und Schäden im Ernstfall absichern – digital wie menschlich. Doch genau hier liegt das Defizit: Viele Betriebe setzen auf Vertrauen statt Kontrolle, auf Inventur statt Prävention, auf Standardpolicen statt branchenspezifischer Absicherung. Der Bericht zeigt auf, wie stille Warenverluste entstehen, welche psychologischen, organisatorischen und juristischen Faktoren ihre Beseitigung behindern – und warum erst die Kombination aus internem Risikomanagement und gezieltem Versicherungsschutz zu echter betrieblicher Stabilität führt. Denn ökonomische Resilienz beginnt im Detail – und endet nicht am Lagerregal.

Apotheken sehen sich im Alltag mit einer Vielzahl stiller Gefahren konfrontiert, die den wirtschaftlichen Ertrag massiv schmälern – oft ohne sichtbare Spuren. Verfallene Arzneimittel, fehlerhafte Buchungen, vergessene Retouren und interne Entwendungen sind keine Ausnahme, sondern Ausdruck einer strukturellen Schwäche, die viele Betriebe belastet. Während sich der Fokus in der öffentlichen Diskussion oft auf Digitalisierung, Lieferengpässe oder Vergütung richtet, bleiben betriebsinterne Risiken vielfach unbeachtet – obwohl sie substanziell sind. Eine neue Perspektive zeigt: Wer früh erkennt, konsequent handelt und gezielt absichert, sichert mehr als nur den Lagerwert – er schützt die betriebliche Substanz.

Der Verfall von Medikamenten gilt als klassischer Verlustfaktor. Besonders betroffen sind Präparate mit geringer Umschlagshäufigkeit, Impfstoffe außerhalb saisonaler Nachfrage und Aktionsware, die bei Überlagerung im Sicht- und Lagerbereich aus dem Fokus gerät. Nicht selten entstehen diese Verluste durch fehlendes Monitoring, schlecht konfigurierten EDV-Einsatz oder ein Übermaß an Sicherheitsdisposition. Dabei wären die Gegenmaßnahmen einfach: Ein systematisches Verfallmonitoring, ergänzt um interne Frühwarnlisten, automatisierte Haltbarkeitsalarme und dynamische Umverteilungen zwischen Filialen, kann den wirtschaftlichen Schaden deutlich reduzieren. Entscheidend ist jedoch die Konsequenz in der Umsetzung – und die Führung, die diesen Standard fordert.

Ein weiterer Schwundbereich liegt in der nicht dokumentierten Retoure. Falsch verbuchte Rücksendungen, abhandengekommene Packungen oder falsch erfasste Chargen führen zu Inventurdifferenzen, die nur selten vollständig aufgeklärt werden. Diese Defizite bleiben solange unsichtbar, wie keine strukturierte Rückverfolgung existiert. Eine konsequente Rechtevergabe in der Warenwirtschaft, gekoppelt mit digitalen Audit-Trails und Rollenklarheit bei Rückbuchungen, kann hier Abhilfe schaffen. Gleichzeitig zeigt sich: Nur ein interdisziplinär geschultes Team erkennt Rückläufer nicht nur als Logistikthema, sondern als betriebswirtschaftlichen Risikofaktor.

Deutlich brisanter – weil mit Vertrauensdimension behaftet – ist die Frage interner Entwendung. Was früher als Ausnahme galt, entwickelt sich zu einem kalkulierbaren Risiko: Ob es sich um Kassendifferenzen, Umbuchungen im System oder manipulierte Inventurvorgänge handelt – die Schwundursachen sind vielfältig. Apotheken mit mehreren Standorten, Teilzeitpersonal, hoher Fluktuation oder fehlender Führungspräsenz sind besonders gefährdet. Präventive Maßnahmen reichen von der Lagerraumüberwachung über Zugriffskontrollsysteme bis hin zu Sichtplatzierung teurer Arzneimittel und regelmäßiger Prüfungen durch unbeteiligte Dritte. Entscheidend ist nicht das Misstrauen, sondern die strukturelle Transparenz.

Doch so umfassend die Prävention auch ist: Kein System ist lückenlos. Hier kommt der wirtschaftlich entscheidende Baustein ins Spiel – die Vertrauensschadenversicherung. Während klassische Gewerbepolicen gegen Einbruch, Feuer oder Wasserschäden absichern, bleiben interne Delikte oft unversichert. Gerade die Veruntreuung durch eigene Mitarbeitende – ob durch Rezeptmanipulation, Lagerabschöpfung oder falsche Rückvergütungen – ist in Standardverträgen nicht gedeckt. Eine branchenspezifisch konzipierte Vertrauensschadenversicherung greift genau hier – und sichert nicht nur gegen den Schaden selbst, sondern oft auch gegen die Kosten der Ermittlung und Aufarbeitung.

Moderne Policen bieten darüber hinaus Schutz gegen Cybervorfälle – etwa bei Manipulation digitaler Warenwirtschaft, unbefugtem Zugriff auf Rezeptdaten oder Erpressung durch Verschlüsselung. Ergänzt um Module wie Transportversicherung für Medikamentenlieferungen, Schutz vor Betriebsunterbrechung durch äußere Ereignisse oder Rückwirkungsschäden durch fehlerhafte Partnerprozesse, ergibt sich ein integriertes Absicherungsmodell, das exakt auf die Apothekenrealität zugeschnitten ist.

Ein besonders unterschätztes Feld sind außerdem Verluste durch fehlerhafte Lagerstruktur. Viele Apotheken lagern über Jahre Produkte ohne systematische Rotation oder ohne softwaregestützte Laufzeitüberwachung. Der Effekt: Ware wird unsichtbar – sie existiert physisch, aber wirtschaftlich nicht mehr. Besonders bei hochpreisigen Präparaten oder Impfstoffen mit temperatursensibler Lagerung kann eine einzige vergessene Charge mehrere Tausend Euro Verlust bedeuten. Hier hilft keine Maßnahme außer Disziplin – und das Bewusstsein, dass Organisation Kapital schützt.

Auch die Rolle des Personals darf nicht unterschätzt werden: Schwachstellen in der Teamstruktur, unklare Zuständigkeiten oder mangelhafte Schulung sind ein Nährboden für Verluste. Wer das Risikomanagement ernst nimmt, braucht eine Führung, die Kontrolle nicht als Belastung begreift, sondern als Kern wirtschaftlicher Verantwortung. Gerade in Inhaberstrukturen mit hoher Arbeitsbelastung ist der Irrglaube verbreitet, Kontrolle schade dem Vertrauen. Doch Vertrauen ohne Kontrolle ist Naivität – und wirtschaftlich gefährlich.

Ein oft übersehener Aspekt sind externe Dienstleistungen wie Botendienste, Rezepttransporte oder externe Lagerlogistik. Wo Apotheken mit Drittpartnern arbeiten, braucht es klare Vertragsdefinitionen und versicherte Zuständigkeiten – sonst drohen nicht nur Warenverluste, sondern Haftungsstreitigkeiten im Ernstfall. Versicherungsverträge müssen deshalb nicht nur die Apotheke selbst, sondern auch alle relevanten Schnittstellen abdecken – ein Punkt, der in vielen Policen unzureichend berücksichtigt wird.

Auch rechtlich kann es eng werden: In Fällen interner Entwendung oder Rezeptbetrugs durch Mitarbeitende haften Apothekenleitungen nicht nur für den wirtschaftlichen Schaden, sondern unter Umständen auch für organisatorisches Versagen. Das Haftungsrisiko steigt dort, wo keine Kontrollsysteme nachgewiesen werden können. Compliance ist im Apothekenbetrieb nicht nur Pflicht gegenüber Krankenkassen, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit.

Ein Beispiel: In einer Filialapotheke wird über Monate hinweg eine bestimmte Rezeptur regelmäßig zu hoch abgerechnet. Erst bei einer Prüfung durch den Regressdienst fällt die Unregelmäßigkeit auf. Die betroffene Mitarbeiterin gibt an, sie habe aus Unkenntnis gehandelt. Der Verdacht auf vorsätzliche Manipulation steht im Raum, lässt sich aber nicht eindeutig nachweisen. Die Folge: Ein fünfstelliger Schaden, nicht durch die Standardpolice gedeckt, keine Rückerstattung, keine Haftung, keine Absicherung. Genau hier greift eine spezialisierte Vertrauensschadenversicherung – oder eben nicht.

Und noch etwas ist entscheidend: Die psychologische Dimension im Apothekenteam. Wenn Mitarbeitende merken, dass Prozesse kontrolliert, Risiken benannt und Verantwortung klar verteilt ist, wächst nicht das Misstrauen, sondern das Bewusstsein für die Bedeutung gemeinsamer Sicherheit. Wer klar kommuniziert, warum Schutzmaßnahmen bestehen, schafft kein Klima der Überwachung, sondern ein Fundament aus gegenseitigem Schutz.

Apotheken befinden sich heute in einem gefährlichen Zwischenraum: wirtschaftlich unter Druck, organisatorisch überlastet, regulatorisch aufgerieben. Wer in dieser Lage versäumt, die internen Verluste systematisch zu analysieren und strukturell zu versichern, setzt das wirtschaftliche Überleben aufs Spiel. Kontrolle ist keine Schikane – sie ist Respekt gegenüber dem eigenen Geschäftsmodell.

Denn eines ist klar: Die Summe kleiner Verluste führt zu großer Instabilität. Wer Warenverluste auf Inventurabweichungen reduziert, verkennt das strukturelle Risiko. Und wer sich auf das Prinzip Hoffnung verlässt, trägt es am Ende allein.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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