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Apotheken-News: Beruflich überlassen, privat genutzt, steuerlich riskant

 

Was Apotheken beim Firmenwagen beachten müssen, warum reine Privatnutzung zur Kostenfalle wird und wie sich steuerliche Fallstricke vermeiden lassen

Viele Apothekeninhaber betrachten den Firmenwagen als Selbstverständlichkeit im betrieblichen Alltag – sei es für Rezepturbelieferungen, Außentermine oder als geldwerter Vorteil im Rahmen der Mitarbeitermotivation, doch wenn die betriebliche Nutzung nicht lückenlos nachgewiesen wird, kann aus dem beliebten Mobilitätsbonus rasch eine steuerliche Zeitbombe werden, denn die Finanzverwaltung prüft zunehmend streng, ob tatsächlich ein überwiegender betrieblicher Verwendungszweck vorliegt, und unterstellt bei unklarer Dokumentation oder auffälligen Nutzungsmustern schnell eine rein private Nutzung, was zu teuren Nachforderungen, Umsatzsteuerkorrekturen und möglicher Aberkennung von Betriebsausgaben führen kann, weshalb Apotheken zwingend auf eine klare Trennung von Privat- und Geschäftsnutzung, ein rechtssicheres Vertragswerk, ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch und eine strategische Absicherung durch steuerliche und juristische Expertise achten müssen, denn nur wer das Nutzungskonzept seines Fuhrparks ganzheitlich absichert, schützt nicht nur seine Bilanz, sondern auch die Reputation und die Rechtsposition der Apotheke im Prüfungsfall.

Der Firmenwagen gilt in vielen Apotheken als fester Bestandteil der betrieblichen Ausstattung – sei es zur Rezepturbelieferung, für Heimversorgung oder als Anreiz im Arbeitsvertrag. Doch sobald das Fahrzeug primär privat genutzt wird oder eine berufliche Nutzung kaum belegbar ist, schaltet sich das Finanzamt mit wachsender Skepsis ein. Und das kann für Apothekeninhaber steuerlich wie haftungsrechtlich zum Problem werden – insbesondere, wenn Nutzung, Nachweisführung und Vertragsgestaltung nicht klar getrennt oder dokumentiert sind.

Grundsätzlich zählt der Dienstwagen zur sogenannten betrieblichen Nutzung, wenn er überwiegend (mehr als 50 %) für betriebliche Fahrten verwendet wird. Bei Apotheken gilt dabei nicht nur der klassische Weg zu Fortbildungen, Außendiensten oder Notdiensten als „beruflich“, sondern auch Fahrten zur Kammer, zu Kooperationspartnern, Großhändlern oder Pflegeeinrichtungen. Doch wehe, die Buchführung enthält keine lückenlose Fahrtenaufzeichnung, und das Fahrtenbuch verkommt zum sporadisch geführten Alibi: Dann unterstellt das Finanzamt schnell eine rein private Nutzung – mit teuren Konsequenzen. Vor allem dann, wenn der Wagen aus dem Betriebsvermögen finanziert wurde und sämtliche Kfz-Kosten steuerlich geltend gemacht wurden.

Die Finanzverwaltung prüft in solchen Fällen streng, ob die betriebliche Veranlassung überhaupt vorliegt – bei fehlender oder unplausibler Dokumentation greift sie zur sogenannten „Privatveranlassung unter dem Deckmantel der Betriebsausgabe“. Dann ist nicht nur der Betriebsausgabenabzug rückgängig zu machen, sondern es drohen Nachversteuerungen, Zinsforderungen und unter Umständen auch die Rückzahlung von Vorsteuerbeträgen. Für Apotheken kann dies besonders brisant sein, wenn z. B. Fahrzeuge für Inhaber oder Angehörige angeschafft wurden, ohne dass betriebliche Fahrten nachweisbar wären. Dabei ist das Risiko nicht nur steuerlich zu bewerten, sondern auch reputativ und versicherungsrechtlich: Eine rein privat genutzte Betriebsausgabe kann auch das Unternehmensrating bei Versicherern, Finanzierern und Steuerprüfern beschädigen.

Wer sich absichern will, muss neben einem ordentlichen Fahrtenbuch vor allem bei der Vertragsgestaltung wachsam sein. Der Anstellungsvertrag muss klare Regelungen zur privaten Nutzung enthalten – inklusive Kilometerbegrenzung, Eigenbeteiligung, steuerlicher Versteuerung des geldwerten Vorteils und idealerweise auch mit dokumentiertem wirtschaftlichen Nutzen für die Apotheke. Wer als Inhaber ein Fahrzeug fährt, muss ebenfalls darlegen können, dass dieses auch tatsächlich apothekenbetriebliche Aufgaben unterstützt – etwa durch Lieferfahrten, Standortkontrollen, oder Botendienste. Andernfalls kann die Kostenposition als verdeckte Gewinnausschüttung oder als unzulässiger Abzug gewertet werden.

Zudem geraten viele Apotheken in Konflikt, wenn es um mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark geht – etwa für Ehepartner, Kinder oder nichtbetriebsangehörige Fahrer. Selbst wenn ein formeller Nutzungsvertrag existiert, prüft das Finanzamt bei Sonderkonstellationen (z. B. Nutzung durch den Ehepartner ohne Gehaltsbezug) besonders kritisch. Hier braucht es steuerlich tragfähige Argumente, die über bloße Familiengewohnheiten hinausgehen. Ein internes Nutzungskonzept, das den Fahrzeugbedarf mit betrieblichen Aufgaben belegt, kann helfen, sollte aber mit steuerlichem Rat abgestimmt sein.

Auch das Leasingmodell ist nicht automatisch risikofrei: Gerade bei Apotheken mit mehreren Standorten oder Filialen gilt es, den Verwendungszweck der Fahrzeuge konkret darzulegen. Wird ein Leasingfahrzeug ausschließlich für Wege zwischen Privathaus und Apotheke genutzt, kann dies ebenfalls als nicht betrieblich gewertet werden. Ein weiterer Prüfpunkt: die Kostenverteilung im Jahresabschluss. Wer hohe Kfz-Kosten ausweist, aber keinen betrieblichen Mehrwert dokumentieren kann, riskiert eine gewerbliche Verwerfung – mit Folgen für Gewinnermittlung, Bilanz und sogar für die Steuerklassifizierung der Apotheke.

Deshalb gilt: Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, sollte ein sauberes Trennungsregime aufbauen – mit Fahrtenbuch, Nutzungsnachweis, steuerlichem Konzept und juristisch tragfähigen Verträgen. Die klassische 1 %-Regelung kann eine Lösung sein, doch sie ersetzt keine betriebliche Begründung. In Apotheken mit wachsender Komplexität – etwa durch Filialstrukturen, Botendienste oder Außendienstaktivitäten – ist ein professionelles Fuhrparkmanagement ohnehin unverzichtbar. Steuerberater und Fachjuristen sollten bei jeder Fahrzeuganschaffung eingebunden werden – nicht erst, wenn das Finanzamt zweifelt.

Von Engin Günder, Fachjournalist

 

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