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Apotheken-News: Steuern sparen, Teamgeist stärken, Risiken steuern

Wie Apothekeninhaber Betriebsfeiern strategisch einsetzen, steuerliche Spielräume nutzen und rechtlich unangreifbar planen

Apotheken, die ihre Mitarbeitenden motivieren und binden wollen, setzen auf kluge Betriebsveranstaltungen, doch damit Feiern nicht zur steuerlichen Belastung werden, sondern wirtschaftlich vorteilhaft gestaltet sind, braucht es klare Planung: Wer dabei auf die 110-Euro-Freibetragsgrenze achtet, den Anteil externer Gäste im Blick behält, No-Show-Kosten korrekt verrechnet, die Pauschalsteuer rechtzeitig anmeldet und die Veranstaltung im Sinne der Lohnsteuerregeln strukturiert, kann sowohl das Team stärken als auch das Finanzamt einbinden, ohne den Überblick zu verlieren – Führung zeigt sich heute auch in steuerlicher Sorgfalt.

Ob Sommerfest im Grünen, festliches Jubiläum oder geselliger Theaterabend – Apothekeninhaber, die ihre Teams wertschätzen, investieren nicht selten in gemeinsame Veranstaltungen. Doch während solche Feste den kollegialen Zusammenhalt fördern und ein Zeichen gelebter Unternehmenskultur setzen, wartet im Hintergrund oft schon das Finanzamt – mit Vorschriften, Freibeträgen und Fristen. Wer als Inhaber nicht nur herzlich, sondern auch steuerlich klug einlädt, kann einen doppelten Nutzen erzielen: motivierte Mitarbeitende und finanzielle Entlastung. Wer hingegen achtlos plant oder gesetzliche Grenzen ignoriert, riskiert böse Nachzahlungen, verspielte Freibeträge und unnötige Sozialabgaben. Denn die steuerliche Anerkennung einer Betriebsfeier ist kein Selbstläufer – sie folgt einer eigenen Logik, deren Einhaltung Pflicht ist.

Im Zentrum steht die Definition des steuerlichen Begriffs „Betriebsveranstaltung“. Damit eine Feier steuerlich begünstigt wird, muss sie allen Mitarbeitern offenstehen – und es müssen überwiegend Beschäftigte der eigenen Apotheke teilnehmen. Das bedeutet konkret: Mindestens 51 Prozent der Teilnehmer müssen Arbeitnehmer sein. Begleitpersonen zählen anteilig dem jeweiligen Mitarbeiter zu. Sobald diese Schwelle unterschritten wird, kann das gesamte Ereignis steuerlich umgedeutet werden – zum Beispiel als Repräsentationsveranstaltung mit Werbungskomponente oder als Event im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse. Dann sind nicht nur die steuerlichen Vergünstigungen hinfällig – auch die Buchhaltung wird komplizierter und die steuerliche Prüfung schärfer.

Für Apothekeninhaber sind zwei Grenzwerte besonders wichtig: der Freibetrag in der Einkommensteuer und die Freigrenze in der Umsatzsteuer – jeweils 110 Euro pro Arbeitnehmer und Veranstaltung. Nur wenn die auf einen Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen innerhalb dieser Grenze bleiben, entfällt die Lohnsteuerpflicht. Wird der Betrag überschritten, ist der übersteigende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig – es sei denn, der Arbeitgeber entscheidet sich für eine Pauschalversteuerung. Diese liegt bei 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Das wiederum setzt voraus, dass die Pauschsteuer noch im selben Lohnabrechnungszeitraum abgeführt wird. Verpasst der Apothekeninhaber diese Frist, fällt die Sozialversicherungspflicht rückwirkend an – inklusive des Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteils. Diese Konsequenz hat das Bundessozialgericht zuletzt in einem Urteil vom April 2024 ausdrücklich bestätigt.

Damit wird klar: Es reicht nicht, ein schönes Fest zu veranstalten – es muss auch exakt abgerechnet werden. Besonders tückisch sind sogenannte „No-Show“-Effekte. Bleiben angemeldete Personen der Veranstaltung fern, dürfen ihre Kosten nicht aus der Gesamtsumme entfernt werden. Sie werden anteilig auf die erschienenen Gäste umgelegt – was in der Praxis schnell zur Überschreitung der Freibetragsgrenze führt. Ebenso müssen die Aufwendungen für Familienangehörige dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden, wodurch der Freibetrag ebenfalls schneller überschritten werden kann als geplant.

Ein besonderes Augenmerk gilt externen Gästen. Nehmen beispielsweise Vertreter, Ärzte oder andere Geschäftspartner an der Betriebsfeier teil, dürfen ihre Kosten nicht dem Kreis der lohnsteuerbegünstigten Aufwendungen zugeschlagen werden. Sie sind gesondert zu erfassen. Ist ihr Anteil zu hoch, droht der komplette Verlust des Status als Betriebsveranstaltung. Bei mehr als 50 Prozent Externer ist die Abzugsfähigkeit gefährdet, da die Veranstaltung dann nicht mehr primär der Förderung des Betriebsklimas dient. In der Konsequenz wird sie steuerlich neu bewertet – etwa als Kundenbindungsmaßnahme oder Repräsentationsevent. Damit entfallen auch die Vorteilsregelungen für Mitarbeitende, was wiederum zu einem geldwerten Vorteil führt, der steuerpflichtig ist.

Zudem unterscheiden sich Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrecht in einem entscheidenden Punkt: Während bei der Einkommensteuer ein Freibetrag gilt (nur der übersteigende Betrag wird besteuert), handelt es sich bei der Umsatzsteuer um eine Freigrenze. Wird die 110-Euro-Marke überschritten, entfällt der gesamte Vorsteuerabzug – selbst wenn der Überschreitungsbetrag nur minimal ist. Für Apotheken, die Veranstaltungen mit hohem organisatorischem Aufwand, Technik, Reiseanteilen oder Showelementen planen, kann das zur teuren Überraschung werden.

Komplex wird es auch bei sogenannten Mischveranstaltungen – etwa einer Jubiläumsfeier, zu der sowohl Mitarbeitende als auch Öffentlichkeit eingeladen sind. Solche Feiern gelten in der Regel nicht als steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung. Zwar sind die Ausgaben häufig als Betriebsausgaben abziehbar, doch für Arbeitnehmer entfällt der lohnsteuerfreie Vorteil. Vorteilhaft ist immerhin, dass sie – mangels direkter Zuwendung – in der Regel keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil darstellen. Eine Bewertung erfolgt hier individuell, je nach Konzept und Durchführung der Veranstaltung. Gleiches gilt für Feiern im Rahmen eines „Tages der offenen Tür“, bei dem die Teilnahme auch Passanten oder Laufkundschaft offensteht: Solche Events werden als Marketingmaßnahmen eingestuft und sind lohnsteuerlich neutral – aber umsatzsteuerlich voll wirksam.

Was bleibt, ist die Pflicht zur Präzision. Für Apothekenleiter bedeutet das: nicht nur großzügig zu feiern, sondern auch kontrolliert zu planen. Zwei steuerlich saubere Veranstaltungen pro Jahr, gut kalkuliert und fristgerecht abgerechnet, sind effizienter als drei überbordende Events, bei denen das Finanzamt die Einladung nachträglich kassiert. Es empfiehlt sich, vorab eine betriebsinterne Richtlinie zu entwickeln, wie Feiern gestaltet, wer eingeladen, wie Kosten erfasst und welche Regeln bei der Teilnahme gelten. Besonders in Apotheken mit wechselndem Personal, Teilzeitkräften oder mehreren Betriebsstätten kann diese Klarheit steuerliche Risiken minimieren.

Schließlich geht es auch um Führung: Wer durchdacht einlädt, signalisiert Wertschätzung – ohne steuerlich ins Schleudern zu geraten. Eine durch den Inhaber geplante Feier, die Motivation erzeugt, Gemeinschaft stärkt und dabei den fiskalischen Rahmen wahrt, ist Ausdruck moderner Apothekenkultur. Wer hingegen nach dem Prinzip „einfach mal machen“ agiert, riskiert ein finanzielles Katererlebnis.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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