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Apotheken-News: Retaxationen wegen Formfehlern belasten Apotheken bei pharmazeutischen Dienstleistungen und Pflegehilfsmitteln

Kleinste Abweichungen bei Dokumentation und Abrechnung führen zunehmend zu Rückforderungen, viele Apotheken schränken Leistungen bereits ein

Formfehler mit finanziellen Folgen: Immer häufiger sehen sich Apotheken mit Retaxationen konfrontiert – nicht wegen inhaltlicher Mängel, sondern wegen kleinster formaler Abweichungen. Besonders betroffen sind pharmazeutische Dienstleistungen und Pflegehilfsmittel. Was politisch als Stärkung der wohnortnahen Versorgung gedacht war, droht am Regelungsdickicht und einer restriktiven Prüfungspraxis der Krankenkassen zu scheitern. Der wirtschaftliche Druck wächst – und viele Apotheken ziehen erste Konsequenzen.

In vielen Apotheken wächst der Frust: Immer häufiger sehen sich Apothekenbetriebe mit Retaxationen konfrontiert, die aus scheinbaren Nebensächlichkeiten resultieren – etwa einem fehlenden Häkchen, einer vergessenen Unterschrift oder einer geringfügigen Überschreitung des Budgets für Pflegehilfsmittel. Besonders betroffen sind dabei zwei Versorgungsbereiche, die politisch als Stärkung der wohnortnahen Versorgung etabliert wurden: die pharmazeutischen Dienstleistungen sowie die Abgabe von Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch. Die Realität zeigt jedoch, dass die Hürden für eine korrekte Abrechnung dieser Leistungen derart hoch sind, dass Apotheken zunehmend wirtschaftlichen Schaden erleiden und in der Konsequenz Leistungen ganz oder teilweise einstellen.

Seit der Einführung der pharmazeutischen Dienstleistungen im Jahr 2022 sind Apotheken berechtigt, bestimmte Zusatzleistungen wie Blutdruckmessungen, Medikationsanalysen oder Inhalationstrainings mit den gesetzlichen Krankenkassen abzurechnen. Die Voraussetzungen dafür sind jedoch komplex. Neben einem abgeschlossenen Versorgungsvertrag mit der jeweiligen Krankenkasse sind eine detaillierte Dokumentation der Leistung, die eindeutige Zuordnung zum Versicherten, sowie die vollständige und formal korrekte Erfassung aller durchgeführten Schritte notwendig. Dabei kommt es regelmäßig zu Beanstandungen, die häufig nicht auf medizinische oder organisatorische Fehler, sondern auf marginale formale Versäumnisse zurückzuführen sind.

So kann bereits das Fehlen des konkreten Leistungsdatums oder einer handschriftlichen Bestätigung durch den Patienten zur Rückforderung der Vergütung führen. In einer Vielzahl der Fälle werden Apotheken nicht vorab gewarnt oder auf Fehler hingewiesen, sondern erhalten erst Wochen später einen Retaxationsbescheid, der nicht nur die Rückzahlung fordert, sondern zugleich zusätzlichen bürokratischen Aufwand verursacht. Besonders problematisch ist dabei, dass viele Krankenkassen eigene Prüfkriterien anwenden, was eine einheitliche und sichere Bearbeitung zusätzlich erschwert.

Ein ähnlich komplexes Bild zeigt sich bei der Abgabe von Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch, die Versicherten mit Pflegegrad im Rahmen einer monatlichen Pauschale von 40 Euro zustehen. Die Auswahl der Produkte, die Berechnung des Gesamtwerts, die fristgerechte Belieferung innerhalb eines Kalendermonats sowie die korrekte Zuordnung der Hilfsmittel gemäß Hilfsmittelverzeichnis sind dabei Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Abrechnung. Fehlerquellen lauern in jeder Phase: Wird das Rezept zu spät beliefert, übersteigt die Menge den monatlichen Höchstbetrag oder fehlt eine eindeutige Produktkennzeichnung, so lehnt die Kasse die Erstattung ab – meist mit Verweis auf formale Mängel.

Die Konsequenzen sind für Apotheken erheblich. Neben den direkten finanziellen Einbußen entsteht ein permanenter administrativer Mehraufwand, da Retaxationen Widerspruchsverfahren nach sich ziehen, deren Ausgang häufig ungewiss ist. Gerade kleine und mittelständische Apotheken ohne eigene Abrechnungsabteilung geraten dadurch zunehmend unter Druck. Einige Betriebe haben deshalb bereits reagiert und bieten bestimmte Dienstleistungen nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr an – nicht aus Mangel an fachlicher Kompetenz, sondern aus Sorge vor finanziellen Rückforderungen und rechtlicher Unsicherheit.

Auch die Digitalisierung bringt nicht automatisch Entlastung. Das E-Rezept etwa eröffnet neue Fehlerpotenziale, etwa bei der technischen Übermittlung, der Fristenkontrolle oder der automatisierten Validierung von Budgets und Produktnummern. Dabei ist der Anspruch der Apotheken, zur Entlastung des Gesundheitssystems beizutragen und patientennahe Leistungen zu erbringen, ungebrochen. Doch in einem Umfeld, das zunehmend von Formalismen und Kontrollmechanismen geprägt ist, steht dieser Anspruch auf wackelndem Fundament.

Kommentar:

Die zunehmenden Retaxationen in Apotheken sind kein zufälliges Phänomen, sondern das Ergebnis eines strukturellen Missverhältnisses im Gesundheitssystem. Auf der einen Seite werden Apotheken durch neue gesetzliche Leistungen wie pharmazeutische Dienstleistungen und Pflegehilfsmittelversorgung stärker in die ambulante Versorgung eingebunden. Auf der anderen Seite aber wird ihre Arbeit durch eine Vielzahl an Vorschriften, Dokumentationspflichten und Abrechnungsregeln so stark reglementiert, dass eine fehlerfreie Umsetzung im hektischen Alltag kaum möglich erscheint. Der Anspruch an Präzision und Nachvollziehbarkeit ist nachvollziehbar – doch wenn jede formale Kleinigkeit zur Rückforderung führt, bleibt von der ursprünglichen Versorgungsintention wenig übrig.

Gerade im Bereich der pharmazeutischen Dienstleistungen wird diese Schieflage besonders deutlich. Die Politik will die Apotheke als Gesundheitsdienstleister aufwerten – doch das System sanktioniert jede noch so kleine Abweichung von der idealen Dokumentation. Es entsteht ein Klima des Misstrauens, das dazu führt, dass Apotheken lieber auf Leistungen verzichten, statt sich dem Risiko einer Retaxation auszusetzen. Die Folge: Die politisch gewünschte Versorgung bleibt in der Praxis aus.

Hinzu kommt die fehlende Einheitlichkeit. Jede Krankenkasse setzt andere Maßstäbe an die Abrechnung, die Produktkennzeichnung oder die Fristwahrung. Was bei Kasse A noch akzeptiert wird, kann bei Kasse B bereits zur Retaxation führen. Diese Intransparenz ist nicht nur ein rechtliches Problem, sondern auch eine tägliche Belastung für Apothekenteams, die neben Beratung, Versorgung und Qualitätssicherung auch noch zu Verwaltungsprofis werden sollen.

Auch die Digitalisierung bringt bislang kaum Entlastung. Vielmehr verschieben sich die Fehlerquellen auf neue, technische Ebenen. Statt sinnvoller Prozessoptimierung entstehen neue Fallstricke – und damit neue Retaxgefahren. Wenn Apotheken so behandelt werden, als seien sie potenzielle Falschabrechner, statt als Partner in der Versorgung, dann wird der dringend benötigte Ausbau der ambulanten Versorgung auf Dauer scheitern.

Was es jetzt braucht, ist ein Umdenken. Retaxationen dürfen nicht länger das erste Mittel der Wahl sein. Vielmehr sollten Krankenkassen verpflichtet werden, bei formalen Mängeln zunächst einen Hinweis- und Korrekturmechanismus anzubieten. Gleichzeitig braucht es einheitliche, transparente und verbindliche Abrechnungsregeln, die für alle Beteiligten nachvollziehbar sind. Nur so kann das Vertrauen in eine kooperative, patientennahe Versorgung wiederhergestellt werden. Denn Apotheken wollen ihre Aufgabe erfüllen – sie müssen es aber auch können, ohne ständig mit einem Bein im finanziellen Risiko zu stehen.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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