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Apotheken-News: Retaxationen wegen Formfehlern treffen pDL und Pflegehilfsmittel

Apotheken kämpfen mit Rückforderungen durch Krankenkassen und schränken Leistungen aus Sorge vor wirtschaftlichen Schäden ein

Immer häufiger sehen sich Apotheken mit Retaxationen konfrontiert, die auf kleinste formale Fehler zurückgehen – etwa ein fehlendes Datum, eine unvollständige Produktnummer oder eine verspätete Lieferung. Besonders betroffen sind pharmazeutische Dienstleistungen und Pflegehilfsmittel. Der bürokratische Aufwand wächst, die wirtschaftlichen Risiken steigen – viele Apotheken reagieren mit einem eingeschränkten Leistungsangebot. Ein Bericht über die stille Erosion der wohnortnahen Versorgung.

Die wohnortnahe Arzneimittelversorgung durch Apotheken gilt als tragende Säule des deutschen Gesundheitswesens. Umso alarmierender ist die wachsende Zahl an Apotheken, die sich gezwungen sehen, bestimmte Leistungen einzuschränken oder gar einzustellen – nicht etwa aus medizinischen Gründen, sondern infolge zunehmender Retaxationen durch die gesetzlichen Krankenkassen. Diese Rückforderungen betreffen insbesondere pharmazeutische Dienstleistungen (pDL) sowie die Versorgung mit Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch. In der Praxis reicht oft ein kleiner Formfehler aus, um eine Vergütung vollständig abzulehnen. Der wirtschaftliche Schaden für die Apotheken kann erheblich sein, insbesondere für inhabergeführte Betriebe ohne spezialisiertes Verwaltungspersonal.

Pharmazeutische Dienstleistungen wie Blutdruckmessungen, Medikationsanalysen oder Inhalationsberatungen wurden 2022 eingeführt, um das Leistungsspektrum der Apotheken im Sinne einer präventiven und patientennahen Versorgung zu erweitern. Die Vergütung dieser Leistungen ist jedoch an eine Vielzahl formaler Anforderungen geknüpft: Dazu zählen vollständige und fehlerfreie Dokumentationen, eine lückenlose Zuordnung zum Patienten, handschriftliche Bestätigungen, korrekt datierte Einträge und die Einhaltung festgelegter Fristen. Bereits geringfügige Abweichungen, wie das Fehlen eines Häkchens oder eines Datums, können dazu führen, dass die Abrechnung zurückgewiesen wird. In vielen Fällen erfolgt die Retaxation nicht unmittelbar, sondern Wochen später – häufig ohne Vorankündigung oder Möglichkeit zur Korrektur.

Ein ähnliches Bild zeigt sich bei der Versorgung mit Pflegehilfsmitteln. Anspruchsberechtigte mit Pflegegrad haben monatlich Anspruch auf Produkte im Wert von bis zu 40 Euro, die über Apotheken bezogen werden können. Die Anforderungen an die Dokumentation und formale Richtigkeit sind hoch: Die Produkte müssen im Hilfsmittelverzeichnis gelistet sein, die Belieferung muss exakt innerhalb des Kalendermonats erfolgen, Mengen und Preise dürfen die Pauschale nicht überschreiten und die Produktnummern müssen korrekt angegeben werden. Bereits bei kleinsten Abweichungen, etwa bei einer abweichenden Artikelbezeichnung oder einer nicht belegbaren Fristüberschreitung, verweigern Kassen die Erstattung vollständig.

Ein zentrales Problem besteht in der Intransparenz und Uneinheitlichkeit der Prüfverfahren. Jede Krankenkasse legt die Vorgaben unterschiedlich aus, zum Teil auf Grundlage interner, nicht veröffentlichter Richtlinien. Was bei einer Kasse akzeptiert wird, kann bei einer anderen zur vollständigen Retaxation führen. Für Apothekenteams bedeutet das eine erhebliche Unsicherheit bei der täglichen Arbeit. Die administrative Belastung durch Rückfragen, Widerspruchsverfahren und versuchte Nachbesserungen steigt, ohne dass eine rechtssichere Orientierung möglich ist.

Hinzu kommt, dass digitale Lösungen wie das E-Rezept die Problemlage bislang nicht entschärfen konnten. Vielmehr verlagern sich die Fehlerquellen: Technische Übertragungsprobleme, fehlerhafte Plausibilitätsprüfungen oder falsch interpretierte Datenfelder führen zu neuen, schwer nachvollziehbaren Retaxationsfällen. Die Verantwortung bleibt dennoch bei der Apotheke, auch wenn die Ursache im Zusammenspiel technischer Systeme liegt.

Für viele Betriebe, insbesondere kleine Apotheken im ländlichen Raum, stellt diese Entwicklung eine ernste Bedrohung dar. Die wirtschaftlichen Risiken steigen, während der bürokratische Aufwand wächst. Die Folge: Einige Apotheken verzichten inzwischen auf die Erbringung bestimmter pharmazeutischer Dienstleistungen oder die Pflegehilfsmittelversorgung – nicht aus Mangel an fachlicher Qualifikation, sondern aufgrund fehlender Planungs- und Rechtssicherheit.

Berufsverbände und Apothekerkammern fordern deshalb seit Längerem eine grundlegende Reform der Abrechnungsbedingungen. Gefordert werden einheitliche, transparente und bundesweit geltende Regeln sowie ein verpflichtendes Vorwarn- und Korrekturverfahren bei rein formalen Fehlern. Nur so könne das Vertrauen zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern wiederhergestellt werden, das für ein funktionierendes Gesundheitssystem essenziell sei.

 
Kommentar:

Ein System, das Vertrauen fordert, aber keines zurückgibt – Retaxationen als Ausdruck eines strukturellen Misstrauens

Die zunehmende Praxis, Apotheken bereits bei geringsten formalen Abweichungen rückwirkend die Vergütung zu entziehen, offenbart ein fundamentales Problem im deutschen Gesundheitssystem: Es herrscht ein Klima des strukturellen Misstrauens gegenüber denjenigen, die täglich für die Versorgung der Bevölkerung einstehen. Das Ideal der kooperativen Gesundheitsversorgung weicht zunehmend einem System, in dem jeder Handgriff minutiös überwacht, dokumentiert und sanktioniert werden kann – unabhängig von der Qualität oder dem Nutzen der erbrachten Leistung.

Wenn eine korrekt durchgeführte Blutdruckmessung oder die rechtzeitige Belieferung mit Pflegehilfsmitteln nicht vergütet wird, weil ein Datum fehlt oder eine Produktnummer nicht exakt erfasst wurde, dann liegt der Fehler nicht bei der Apotheke, sondern in einem System, das Form über Funktion stellt. Die Vorstellung, man könne durch maximale Formalisierung Missbrauch verhindern, verkennt die Realität in den Betrieben. Hier wird täglich unter hohem Zeitdruck und mit begrenzten personellen Ressourcen gearbeitet. Der Anspruch an vollständige Fehlerfreiheit in der Abrechnung ist unter diesen Bedingungen schlicht unrealistisch.

Was noch schwerer wiegt, ist die fehlende Möglichkeit zur Korrektur. Retaxationen erfolgen oft ohne Vorwarnung, ohne Rückfrage, ohne Korrekturfrist. Damit wird das Signal gesendet: Fehler sind nicht Teil eines gemeinsamen Prozesses, sondern ein Makel, der bestraft werden muss. Diese Haltung widerspricht jeder Form einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit und untergräbt das Vertrauen, auf dem ein solidarisch organisiertes Gesundheitssystem basieren sollte.

Die Digitalisierung hätte ein Hebel zur Entlastung sein können. Doch ohne klare Schnittstellen, transparente Prozesse und technische Standards führt sie lediglich zu einer Verlagerung der Unsicherheit. Die Verantwortung bleibt bei der Apotheke, selbst wenn der Fehler im System liegt – ein Zustand, der nicht nur ungerecht, sondern auf Dauer auch untragbar ist.

Es braucht deshalb einen Systemwandel. Retaxationen dürfen kein Standardinstrument zur Abrechnungskontrolle sein, sondern ein Ausnahmefall bei gravierenden inhaltlichen Fehlern oder mutmaßlichem Missbrauch. Bei formalen Abweichungen muss das Prinzip der Nachbesserung gelten. Nur so kann das Vertrauen zurückkehren, das Apotheken benötigen, um ihren Versorgungsauftrag ohne ständige Angst vor wirtschaftlichen Konsequenzen erfüllen zu können. Bleibt dieser Wandel aus, wird das System weiter an den eigenen Ansprüchen scheitern – auf dem Rücken derjenigen, die es täglich mit Leben füllen.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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