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Apotheken-News: Was weg kann und was bleibt

Worauf Apotheken bei Fristen, Datenschutz und digitaler Archivierung achten müssen

Zum Jahresbeginn 2025 bietet sich für Apothekenbetreiber die Gelegenheit, ihre Unterlagenbestände zu prüfen und Platz zu schaffen. Doch welche Dokumente dürfen nach Ablauf der gesetzlichen Fristen wirklich vernichtet werden? Welche Vorgaben gelten für sensible Patientendaten, und wie gelingt die datenschutzkonforme Entsorgung? Zudem stellt die zunehmende Digitalisierung neue Anforderungen an die Archivierung und Löschung elektronischer Unterlagen wie E-Rezepte. Erfahren Sie, worauf Apotheken jetzt achten müssen, welche Risiken bestehen und warum eine sorgfältige Dokumentenverwaltung unverzichtbar ist.

Zum Jahresbeginn 2025 haben Apothekenbetreiber erneut die Möglichkeit, ihre Unterlagenbestände zu überprüfen und Platz zu schaffen, indem Dokumente vernichtet werden, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. In einer Branche, die von strengen gesetzlichen Anforderungen geprägt ist, erfordert dieser Prozess jedoch eine präzise Kenntnis der geltenden Vorschriften. Ein Fehler bei der Dokumentation oder Vernichtung kann weitreichende Konsequenzen haben – sowohl rechtlich als auch organisatorisch.

Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen in Apotheken werden durch das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. Unterlagen, die einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, wie Korrespondenzen mit Krankenkassen oder geschäftliche Schriftstücke, die aus dem Jahr 2018 stammen, dürfen ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden. Zehn Jahre hingegen gilt die Frist für Jahresabschlüsse, Inventarverzeichnisse und steuerlich relevante Belege. Dokumente aus dem Jahr 2014 können somit ebenfalls ab dem Jahresbeginn 2025 entsorgt werden.

Von entscheidender Bedeutung ist dabei der Umgang mit Unterlagen, die sensible personenbezogene Daten enthalten. In Apotheken betrifft dies unter anderem Rezeptabrechnungen, Patientendaten oder Aufzeichnungen zu Betäubungsmitteln (BtM). Die DSGVO schreibt vor, dass solche Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher und datenschutzkonform vernichtet werden müssen. Hierbei kommen oft spezielle Aktenvernichter mit hohen Sicherheitsstufen (mindestens P-4 gemäß DIN-Norm 66399) zum Einsatz. Eine unsachgemäße Entsorgung, beispielsweise über den gewöhnlichen Papiermüll, kann nicht nur hohe Bußgelder nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Kunden in die Apotheke beschädigen.

Zudem dürfen Apothekenbetreiber nicht außer Acht lassen, dass bestimmte Unterlagen über die gesetzlichen Mindestfristen hinaus aufbewahrt werden sollten. Dazu gehören Dokumente, die potenziell noch in rechtlichen Auseinandersetzungen oder bei Betriebsprüfungen relevant sein könnten. Auch Nachweise über die Einhaltung von Verkehrssicherungspflichten, Prüfprotokolle für BtM oder langfristige Lieferverträge könnten in der Zukunft noch benötigt werden.

Eine weitere Herausforderung stellt die Digitalisierung dar. Elektronische Unterlagen unterliegen denselben gesetzlichen Vorgaben wie Papierdokumente, verlangen aber besondere Sorgfalt bei der Archivierung. Apotheken müssen sicherstellen, dass digitale Daten langfristig lesbar bleiben und den Datenschutzanforderungen entsprechen. Dies gilt insbesondere für die zunehmende Verbreitung von E-Rezepten, die ebenfalls sicher archiviert und bei Bedarf datenschutzkonform gelöscht werden müssen.

Ein gut strukturierter Prozess zur Überprüfung und Vernichtung von Unterlagen ist unverzichtbar. Experten raten dazu, diese Arbeit in Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Datenschutzbeauftragten oder spezialisierten Dienstleistern durchzuführen. Neben der Entlastung des Apothekenteams gewährleistet dies die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und minimiert das Risiko von Verstößen.

Kommentar:

Die Verwaltung und Vernichtung von Unterlagen ist für Apothekenbetreiber eine anspruchsvolle, aber essenzielle Aufgabe. Sie geht weit über organisatorische Aspekte hinaus und berührt die Grundfesten des Vertrauens, das Apotheken sowohl bei ihren Patienten als auch bei Geschäftspartnern genießen müssen. Gerade die strengen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung machen deutlich, dass in einer Branche, die täglich mit sensiblen Gesundheitsdaten arbeitet, kein Platz für Nachlässigkeit ist.

Die Vernichtung von Unterlagen ist nicht nur ein rechtlicher, sondern auch ein ethischer Prozess. Wer Patientendaten unsachgemäß entsorgt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch einen irreparablen Imageschaden. Dabei stehen Apothekenbetreiber vor einer doppelten Herausforderung: Zum einen müssen sie den Überblick über teils jahrzehntealte Dokumente behalten, zum anderen verlangt die zunehmende Digitalisierung zusätzliche Investitionen in Technik und Wissen.

Auch die Abwägung zwischen gesetzlichen Vorgaben und praktischer Vorsicht ist nicht trivial. Betriebsprüfungen oder Rückforderungen durch Krankenkassen können dazu führen, dass alte Unterlagen plötzlich wieder von Bedeutung werden. Hier zeigt sich die Notwendigkeit einer klaren und vorausschauenden Aktenverwaltung.

Die Digitalisierung eröffnet zwar neue Möglichkeiten, bringt jedoch auch neue Risiken mit sich. Elektronische Dokumente müssen nicht nur den gleichen Aufbewahrungsfristen entsprechen wie Papierunterlagen, sondern auch langfristig zugänglich und sicher gespeichert werden. Für viele Apotheken stellt dies eine Herausforderung dar, da die dafür notwendige IT-Infrastruktur und das Know-how nicht immer vorhanden sind.

Zusammengefasst zeigt sich, dass der Umgang mit Aufbewahrungsfristen in Apotheken keine Nebensache ist. Es erfordert Fachwissen, Sorgfalt und eine klare Strategie, um sowohl rechtlichen Anforderungen als auch organisatorischen Notwendigkeiten gerecht zu werden. Apothekenbetreiber, die frühzeitig klare Prozesse etablieren, vermeiden nicht nur Risiken, sondern stärken auch ihre Position in einer Branche, die immer stärker unter regulatorischem und wirtschaftlichem Druck steht.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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