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APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

AvP-Abschlag, Ansprüche sichern, Vertrauensschäden vorbeugen

76,1 Mio. € sind geflossen – so prüfen Apotheken Quoten & Bescheide, dokumentieren Belege und schließen Lücken mit Vertrauensschadenversicherung und Treuhand-Kontrollen

Apotheken-News: Bericht von heute

Die Nachricht klingt wie ein erleichtertes Ausatmen nach Jahren der Ungewissheit: Im AvP-Insolvenzverfahren sind 76,1 Mio. € als Abschlagszahlung geflossen, rund 26 % der offenen, nicht bestrittenen Forderungen – zusätzlich zu den vorab an Vergleichsteilnehmende geflossenen 15,4 %. Unterm Strich stehen viele Apotheken jetzt bei etwas über 37 % ihrer angemeldeten Forderungen. Doch die Zahl ist kein Endpunkt, sondern ein Zwischenstand: Rückstellungen für laufende Aussonderungsrechts-Verfahren bleiben gebunden, der Zeitplan bis zur Schlussverteilung ist offen, Ausgang und Höhe ungewiss. Genau deshalb beginnt die eigentliche Arbeit erst jetzt: Forderungskonten glätten, Abweichungen klären, steuerliche Folgen einpreisen, Liquiditätsplan aktualisieren – und vor allem aus der größten Brancheninsolvenz der jüngeren Vergangenheit harte Lehren ziehen. Denn die Kombination aus Treuhand-Illusion, schwacher IBAN-Kontrolle, ungetrennter Berechtigungslage und lückenhaftem Reconciliation-Rhythmus ist kein Einzelfall, sondern ein Muster, das sich wiederholen kann. Der folgende Bericht bündelt Zahlen, Pflichten, Risiken und Schutzmechanismen – und öffnet am Ende genau den Blick, in dem sich die Deutung in Handeln verwandelt.

Die Abschlagszahlung ändert zuerst eines: Sie verschiebt AvP von einer reinen Rechts- zu einer auch betriebswirtschaftlichen Lage. Wer jetzt schlicht „Geldeingang gebucht“ notiert, verschenkt Erkenntnis und Geld. Es braucht eine Spiegelung der Insolvenz-Forderungsliste mit der eigenen Debitorik, getrennt nach angemeldeter Summe, bestrittenen Positionen, Vergleichsanteilen und nun eingegangener Quote. Erst wenn Valuta, Wertstellung und Verwendungszweck auf Kontoauszug, Insolvenzverwalter-Mitteilung und interner AvP-Forderungsakte exakt matchen, stimmt die Basis. Jede Differenz – Cent-Beträge eingeschlossen – gehört in eine Klärungsschiene mit Frist und Verantwortlichem.

Die 37-Prozent-Marke (15,4 % Vergleich plus 26 % auf Rest) ist mathematisch sauber, betriebswirtschaftlich aber unzureichend, wenn der Weg zur Schlussverteilung nicht aktiv begleitet wird. Wer Aussonderungsrechte geltend gemacht hatte, muss mit gebundenen Rückstellungen rechnen; das ist richtig, aber kein Automatismus gegen die eigene Quote. Entscheidend ist, die eigene Anspruchslage fortlaufend zu dokumentieren: Was war angemeldet, was bestritten, was bereits verglichen, was offen und warum. Diese Akte ist kein juristischer Luxus, sondern die Eintrittskarte in jede Nachverhandlung und die Absicherung gegen spätes Vergessen. Sie schützt zudem die eigene Position gegenüber Steuerberatung und Betriebsprüfung.

Steuerlich ist die Abschlagszahlung ein Stolperpfad. Wo früher Forderungen aus Rezeptabrechnung bilanziell standen, fließt nun insolvenzbedingte Quote – nicht selten in einem anderen Wirtschaftsjahr als die ursprünglichen Umsätze. Es braucht deshalb eine saubere Trennung von Forderungswertberichtigung, Ausbuchung uneinbringlicher Teile und Erfassung der Quote. Gleichzeitig sind Vorsteuer- und Umsatzsteuer-Effekte aus möglichen Gutschriften oder Korrekturen im Blick zu halten, insbesondere wenn Altperioden betroffen sind. Eine abgestimmte Buchungsanweisung mit der Steuerberatung verhindert Monate später unnötige Korrekturläufe.

Liquiditätsseitig darf die Erleichterung nicht zu falscher Sicherheit verleiten. Die 26 % auf den Rest sind eine Momentaufnahme, keine Planungsgrundlage für die Zukunft. Wer in den Jahren seit 2020 Eigenkapital aufgebraucht, Linien ausgereizt oder Lieferantenkredite verlängert hat, sollte die jetzige Zahlung nutzen, um Puffer wieder aufzubauen. In der Praxis bedeutet das: Vorrang für Verbindlichkeiten mit Zinslast, vorsichtige Warenaufstockung nur bei hoher Drehzahl, und ein aktualisierter 26-Wochen-Cash-Forecast, der verschiedene Szenarien der Schlussverteilung durchspielt. Reserven schützen Beratung, nicht Renditefantasien.

Die wichtigste Lehre liegt aber jenseits der Buchung: Rezeptabrechnung ist kritischer Infrastrukturbestandteil der Apotheke. Wer die komplette Wertschöpfung über ein einzelnes Rechenzentrum kanalisiert, überträgt systemisches Risiko ohne Gegenleistung. Künftig gehören fünf Dinge in jede Inhaberagenda: echtes Treuhand-Setup mit Nachweis (Fremdgeldkonto auf eigenen Namen oder insolvenzfestes Anderkonto mit klarer Bankbestätigung), verbindlicher IBAN-Rückrufprozess bei jeder Stammdatenänderung, tägliche Erlös-Reconciliation (Tagessumme Rezeptabgabe versus angekündigte Zahlungsdateien), Berechtigungstrennung im Rechenzentrums-Portal sowie ein dokumentierter Notfall-Plan mit Wechselpfad zu einem Zweitrechenzentrum.

Verträge sind dabei der Hebel, nicht die Fußnote. In Dienstleistungs- und Treuhandvereinbarungen gehören explizite Klauseln: segregierte Kontenführung, kein Cash-Pooling, tägliche Kontoauszüge an die Apotheke, Sonderkündigungsrecht bei Kontrollverlust, Pflicht zur SOC-Typ-2-Prüfung oder gleichwertigem Audit, Cyber-Sicherheitsstandard (z. B. ISO/IEC 27001) und Step-in-Rechte der Apothekenverbünde im Störfall. Fehlen diese Zusagen, bleibt Vertrauen nur ein Gefühl. Mit ihnen wird Vertrauen prüfbar, und Prüfbarkeit ist die Währung, die in der Krise zählt.

Technisch ist Reconciliation nur so gut wie ihre Granularität. Wer „Zahlung erhalten“ abhakt, übersieht teure Kleinigkeiten: abgewiesene Rezepte, Retax-Korrekturen, Doppelbuchungen, verspätete Valuten. Ein täglicher Abgleich aus Warenwirtschaft, Kassenabschluss, Rezept-Summenprotokoll und Rechenzentrums-Avis ist deshalb Pflicht – inkl. Prüfsumme und Vier-Augen-Prinzip. Jede Abweichung erhält ein Ticket, jede Klärung ein Dokument, jede Eskalation einen Stichtag. Das klingt nach Aufwand, ist aber die günstigste Versicherung, die es gibt.

„Vertrauensschadenversicherung“ klingt sperrig, wirkt aber dann, wenn Prozesse trotz aller Disziplin Lücken lassen. Für Apotheken ist die Police kein Beiwerk, sondern eine Schlüsseldeckung neben Inhaberin-BU, Inhalts-/Gebäude- und Cyber-Baustein. Wichtig sind dabei branchengerechte Klauseln: Einschluss von Social-Engineering/CEO-Fraud, IBAN-Manipulation, Unterschlagung auch durch externe Dienstleister, erweiterte Nachmeldefristen, niedrige Selbstbehalte bei Zahlungsverkehrsdelikten und ausreichende Sublimits für elektronische Angriffe. Eine Police, die nur „klassische“ Mitarbeiterveruntreuung deckt, hilft in modernen Betrugsszenarien kaum.

Cyber-Risiken sind kein Paralleluniversum, sondern Teil derselben Kette. Ein kompromittiertes E-Mail-Postfach, ein manipuliertes PDF-Avis, ein eingefädelter IBAN-Wechsel – und Millionenflüsse biegen falsch ab. Wer SPF/DKIM/DMARC, 2-Faktor-Authentisierung, gehärtete Admin-Konten, Patch-Routinen und Phishing-Trainings ignoriert, lädt Risiken ein. Umgekehrt schafft ein vierteljährlicher „Payment-Drill“ mit Test-IBAN-Änderung, Rückrufprotokoll und Dokumentation die Kultur, die in Ernstfällen reflexhaft schützt. Technik ist Werkzeug, Kultur ist der Schutz.

Rechtlich bleibt der Blick auf Aussonderungsrechte, Anfechtung und Quotenschicksal. Wer damals Aussonderung reklamiert hat, sollte seine Anspruchsbegründung frisch bewerten lassen: Hält die Argumentation heutigen Maßstäben stand, oder ist der Vergleich der wirtschaftlichere Weg. Gleichzeitig lohnt ein check, ob etwaige Nebenschauplätze – von Retax-Folgen über Zinsansprüche bis zu Gewährleistungsfragen – juristisch sauber geschlossen sind. Nicht alles muss gerichtlich enden, aber alles braucht einen befristeten Abschluss. Offene Enden sind teuer.

Kommunikation in der Apotheke ist Teil des Risikomanagements. Das Team sollte wissen, warum bestimmte Freigaben jetzt strenger sind, wieso Rückrufe obligatorisch sind und weshalb „schnell mal die IBAN ändern“ nicht mehr vorkommt. Lieferantengespräche profitieren von Offenheit: Wer erklärt, dass Liquiditätspriorität auf Zinslast liegt, verhandelt Zahlungsziele besser. Die Hausbank wiederum honoriert früh eingereichte, datenbasierte Plan-B/Plan-C-Szenarien eher als spätes „Wir hoffen“. Transparenz ist auch hier kein Moralthema, sondern ein Zins- und Vertrauensfaktor.

Strategisch gehört das Thema in die Verbändearbeit. Ein Branchenstandard für Rezeptabrechnung mit Mindest-Governance, ein gemeinsamer Audit-Katalog, eine unabhängige Prüfinstanz – all das stabilisiert das System jenseits der Einzelapotheke. Wer sein Rechenzentrum wechselt, sollte nicht von Null anfangen müssen, sondern auf geprüfte, vergleichbare Sicherheitsprofile zugreifen können. Wettbewerb bleibt, aber er findet auf einem belastbaren Sicherheitsniveau statt. Das reduziert das systemische Risiko, das sich 2020 bitter materialisierte.

Schließlich: Die jetzige Zahlung ist kein Schlussstein, sondern eine Bühne. Wer sie nutzt, stärkt die eigene Resilienz, wer sie verbraucht, kauft Zeit ohne Richtung. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst Belege ordnen, dann Bilanz klären, dann Puffer bilden, dann Prozesse härten, dann Verträge schärfen, dann versichern. Alles andere fühlt sich gut an und hilft doch zu wenig. Die nächste Krise fragt nicht, ob wir bereit sind; sie überprüft, ob wir geübt haben.

Dies ist kein Schluss, der gelesen werden will – sondern eine Wirkung, die bleibt, wenn das Verstehen längst vorbei ist. Was nicht gesagt wurde, wirkt trotzdem. Nicht für alle. Nur für jene, die hören, was zwischen den Sätzen spricht. Und genau dort liegt die Deutung: Der Text endet, aber die Aufgabe beginnt – in jeder sauber verbuchten Quote, in jedem echten Treuhandkonto, in jedem verpflichtenden Rückruf bei IBAN-Änderung und in jedem Team, das Reconciliation nicht erklärt, sondern lebt.

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