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ApoRisk® Nachrichten - APOTHEKE:

APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

Retaxschutz Fristüberschreitung Rechtsschutz Versicherung sichern Apotheken stabile Abläufe

Branchenspezifische Absicherung und rechtliche Rahmenbedingungen minimieren finanzielle Risiken bei Retaxationen durch konsequente Fristen- und Dokumentationskontrolle

Apotheken-News von heute

Die 28-Tage-Frist bei Arzneimittelverordnungen bestimmt die zulässige Abgabe zulasten der Krankenkassen und ist häufig Grund für Retaxationen. Ein gesetzlicher Puffer von drei Tagen schützt Apotheken vor Kürzungen, Ausnahmen gelten für BtM- und T-Rezepte. Wird ein Rezept innerhalb der Frist vorgelegt, aber später abgeholt, ist Retaxation ausgeschlossen, wenn dies dokumentiert und mit der Praxis abgestimmt ist. Überschreitet die Vorlage die Frist, ist eine Abgabe zulasten der Kassen nicht mehr möglich, aber Privatrezeptabgabe bleibt. Branchenspezifische Rechtsschutz- und Retax-Versicherungen sichern Apotheken vor finanziellen Risiken. Prozessoptimierung, präzise Dokumentation und Kommunikation mit Ärzten sind entscheidend für wirtschaftliche Stabilität und eine sichere Patientenversorgung.

Die 28-Tage-Frist bei Arzneimittelverordnungen gilt als unverrückbare Grundlage für die korrekte Abrechnung zulasten der gesetzlichen Krankenkassen und ist zugleich ein Brennpunkt der Apothekenpraxis, der immer wieder zu Konflikten und finanziellen Risiken führt. Diese Frist, festgeschrieben in § 11 der Arzneimittel-Richtlinie und seit Juli 2021 verbindlich, bestimmt, dass Arzneimittelverordnungen nur innerhalb von 28 Tagen nach Ausstellungsdatum abgegeben werden dürfen. Sie dient dem Schutz vor Missbrauch und der Sicherstellung einer zeitnahen, bedarfsgerechten Versorgung der Patienten. Doch die Komplexität des Apothekenalltags und die Vielschichtigkeit der gesetzlichen Regelungen führen häufig zu Unsicherheiten, die nicht selten in Retaxationen – also nachträglichen Kürzungen von Abrechnungen durch die Krankenkassen – münden.

Retaxationen bergen für Apotheken erhebliche wirtschaftliche Gefahren und zählen zu den häufigsten und schmerzhaftesten Streitpunkten zwischen Apothekern und Kostenträgern. Die Ursachen hierfür sind vielfältig und reichen von formalen Fehlern, über Nichteinhaltung der 28-Tage-Frist bis zu Verstößen gegen Rabatt- und Rahmenverträge. Besonders brisant ist die Tatsache, dass die 28-Tage-Frist oftmals als willkürlicher Maßstab herangezogen wird, obwohl die rechtliche Lage differenzierter ist: Nicht das tatsächliche Belieferungsdatum, sondern das Vorlagedatum der Verordnung in der Apotheke ist ausschlaggebend. Das heißt, eine Arzneimittelabgabe ist zulässig, wenn die Verordnung innerhalb der Frist vorgelegt wurde, auch wenn das Medikament erst später abgegeben wird – ein entscheidender Punkt, der in der Praxis häufig zu Missverständnissen führt.

Das Arzneimittel-Lieferengpassbekämpfungsgesetz (ALBVVG) brachte im Kontext der Fristenregelung bedeutende Klarheit. Mit der Änderung im Fünften Sozialgesetzbuch (SGB V), insbesondere § 129 Absatz 4d, wurde eine zentrale Neuerung eingeführt: Retaxationen sind ausgeschlossen, wenn die Belieferungsfrist um bis zu drei Tage überschritten wird, ausgenommen Verordnungen über Betäubungsmittel (BtM), T-Rezepte und Wirkstoffe mit kürzeren Fristen. Dieser verbindliche Drei-Tage-Puffer stellt eine wesentliche Entlastung für Apotheken dar, denn er schafft Rechtssicherheit und minimiert die Gefahr von Retaxationen bei geringfügigen Verzögerungen. Damit ist ein klarer Rahmen geschaffen, der die dynamischen Herausforderungen im Apothekenbetrieb berücksichtigt.

Die praktische Bedeutung dieses Puffers kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, denn er gewährt Apotheken einen begrenzten, aber entscheidenden Spielraum, ohne das Risiko finanzieller Einbußen durch Retaxationen. Dennoch bleibt die Verpflichtung zur strikten Einhaltung weiterer Vorgaben bestehen. So sind insbesondere Rabattverträge und die Rahmenvertragsbedingungen unverzichtbar einzuhalten, da sonst Kürzungen des Erstattungsbetrags drohen, was wiederum den Anspruch auf Zuschläge nach § 3 Absatz 1 Satz 1 der Arzneimittelpreisverordnung (AMPreisV) gefährdet. Somit erfordert eine korrekte Abrechnung neben der Fristenkontrolle auch die penible Beachtung vertraglicher Vereinbarungen.

Ein weiteres, häufig auftretendes Problemfeld ist die zeitliche Diskrepanz zwischen der Vorlage der Verordnung in der Apotheke und der tatsächlichen Abgabe des Medikaments an den Patienten. Es ist keineswegs selten, dass eine Verordnung innerhalb der gesetzlich vorgegebenen 28-Tage-Frist eingereicht wird, das Medikament aber erst deutlich später abgeholt wird. In solchen Fällen ist eine Retaxation ausgeschlossen, sofern die Apotheke eine Rücksprache mit dem verordnenden Arzt oder der Praxis gehalten hat und die Gründe für die Verzögerung auf der Verordnung oder im Abgabedatensatz dokumentiert und von der Praxis bestätigt wurden. Typische Ursachen hierfür sind Lieferengpässe, Einzelimporte oder organisatorische Verzögerungen, die dem Patienten oder der Apotheke anzulasten sind. Das elektronische Rezept (E-Rezept) erleichtert durch das Abrufdatum auf der Quittung die Nachvollziehbarkeit dieser Prozesse und stärkt die Rechtssicherheit der Apotheken gegenüber den Krankenkassen.

Erweist sich die Vorlage einer Verordnung erst nach Ablauf der 28-Tage-Frist, so ist eine Abgabe zulasten der gesetzlichen Krankenkassen nicht mehr möglich. Die Apotheke kann das Arzneimittel dann lediglich als Privatrezept abgeben. Hinzu kommt, dass die Gematik als verantwortliche Stelle für das E-Rezept-System die elektronischen Verordnungen nach Ablauf von 100 Tagen aus ihrem System löscht, was eine weitere zeitliche Begrenzung für die Abrechnung darstellt.

Angesichts der Vielzahl komplexer Fallkonstellationen und der stetigen Gesetzesänderungen stellt die Sicherstellung der Einhaltung der 28-Tage-Frist eine enorme Herausforderung für Apotheken dar. Um Retaxationen zu vermeiden und finanzielle Risiken zu minimieren, sind eine lückenlose und korrekte Dokumentation sowie eine zeitnahe Kommunikation mit den verordnenden Ärzten essenziell. Hierbei unterstützen moderne IT-gestützte Lösungen, die Fristen automatisch überwachen, Warnhinweise generieren und Dokumentationspflichten systematisch erfüllen.

Neben diesen prozessualen Maßnahmen ist der Versicherungsschutz ein unverzichtbares Element des Risikomanagements in Apotheken. Branchenspezifische Rechtsschutz- und Retax-Versicherungen bieten maßgeschneiderten Schutz vor den finanziellen Folgen von Retaxationen und Rechtsstreitigkeiten mit Krankenkassen. Während Rechtsschutzversicherungen die Kosten für juristische Beratung und gerichtliche Auseinandersetzungen übernehmen, gleichen Retax-Versicherungen finanzielle Verluste durch unberechtigte Retaxforderungen aus. Diese Versicherungen sind speziell auf die Bedürfnisse von Apotheken zugeschnitten und bilden ein wichtiges Sicherheitsnetz, das die wirtschaftliche Stabilität der Betriebe sichert und ihnen erlaubt, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Die Auswahl der passenden Versicherungen erfordert eine sorgfältige Prüfung der Vertragsbedingungen hinsichtlich Deckungssummen, Selbstbeteiligungen und Ausschlüssen. Apothekenbetreiber sollten sich bei der Wahl ihres Versicherungsschutzes von spezialisierten Beratern unterstützen lassen und ihre Policen regelmäßig an sich verändernde gesetzliche Rahmenbedingungen und betriebliche Anforderungen anpassen, um einen kontinuierlichen und optimalen Schutz zu gewährleisten.

Darüber hinaus gewinnt die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden an Bedeutung. Ein tiefgehendes Verständnis für die gesetzlichen Fristen, die Besonderheiten von BtM- und T-Rezepten sowie für Dokumentationspflichten trägt entscheidend dazu bei, Fehlerquellen zu minimieren und Retaxrisiken zu reduzieren. Regelmäßige Fortbildungen und der Erfahrungsaustausch innerhalb der Apothekenverbände fördern eine einheitliche und sichere Handhabung dieser komplexen Anforderungen.

Auch die enge Zusammenarbeit mit verordnenden Ärzten spielt eine zentrale Rolle. Die frühzeitige Abstimmung bei Lieferengpässen, Verzögerungen oder besonderen Patientensituationen verbessert die Dokumentation und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten. Die Digitalisierung des Verordnungsprozesses durch das E-Rezept erleichtert zudem die Nachverfolgung und unterstützt eine effiziente Abrechnung.

Die Verbindung all dieser Maßnahmen – von Prozessoptimierung über digitale Unterstützung und qualifiziertes Personal bis hin zu rechtlicher und versicherungstechnischer Absicherung – bildet das Fundament für ein effektives Risikomanagement im Apothekenbetrieb. Apotheken, die diese Aspekte konsequent umsetzen, sichern ihre wirtschaftliche Existenz und können ihren Versorgungsauftrag langfristig und zuverlässig erfüllen.

Angesichts der wachsenden regulatorischen Anforderungen, der Digitalisierung und des zunehmenden Wettbewerbsdrucks ist die fortlaufende Anpassung von Strukturen und Strategien unerlässlich. Investitionen in moderne IT-Systeme, gezielte Fortbildung und eine maßgeschneiderte Versicherungsstrategie sind nicht nur Schutzmechanismen, sondern zugleich Chancen zur Verbesserung der Betriebsabläufe und der Qualität der Patientenversorgung.

Nicht zuletzt kommt den Apothekenverbänden und Berufsvertretungen eine bedeutende Rolle zu. Sie leisten Aufklärungsarbeit, bieten Schulungen an und setzen sich politisch für verbesserte Rahmenbedingungen ein. Gemeinsam können sie dazu beitragen, Rechtssicherheit zu schaffen und den wirtschaftlichen Druck durch Retaxationen zu verringern.

Die proaktive Steuerung von Retax-Risiken stärkt das Vertrauen aller Beteiligten – Patienten, Krankenkassen und Kooperationspartner – und sichert die Versorgungssicherheit. Apotheken, die diesen Weg konsequent gehen, schaffen sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile und sichern ihre Zukunftsfähigkeit in einem dynamischen Gesundheitsmarkt.

Zusammenfassend ist die Einhaltung der 28-Tage-Frist, die Nutzung des Drei-Tage-Puffers, die sorgfältige Dokumentation bei verspäteter Abholung sowie eine fundierte Versicherungsstrategie unverzichtbar. Diese Maßnahmen bilden ein robustes Fundament zur Vermeidung von Retaxationen und zur Absicherung gegen finanzielle und rechtliche Risiken. Die umfassende und nachhaltige Berücksichtigung dieser Aspekte ist für jede Apotheke elementar, um wirtschaftlich stabil zu bleiben und ihre Rolle als verlässlicher Gesundheitsdienstleister langfristig zu sichern.

Von Engin Günder, Fachjournalist

ApoRisk® – Fachmakler für versicherbare Apothekenrisiken.
Mit dem Leitsatz „Apotheken sicher in die Zukunft“ begleitet ApoRisk Apothekenbetriebe bei der langfristigen Absicherung branchenspezifischer Risiken – unabhängig, technisch fundiert und mit tiefem Verständnis für den Apothekenalltag.

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