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Apotheken-News: TSE-Meldung wird Pflicht für alle Kassensysteme

Digitale Registrierung gesetzlich vorgeschrieben – Bußgelder und Hinzuschätzungen bei Verstößen

Die gesetzlich vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zur Absicherung digitaler Kassensysteme ist bereits seit 2016 Pflicht, doch nun rückt ein entscheidender Termin näher: Bis zum 31. Juli 2025 müssen alle TSE-ausgestatteten Aufzeichnungssysteme verbindlich beim Bundeszentralamt für Steuern registriert werden. Die Meldepflicht betrifft Unternehmen sämtlicher Branchen – vom Einzelhandel bis zur Apotheke – und stellt insbesondere kleine Betriebe vor große Herausforderungen. Gefordert wird eine vollständige digitale Meldung inklusive technischer Details wie Seriennummer, Einsatzort und Aktivierungsdatum. Bei Verstößen drohen empfindliche Sanktionen, bis hin zur Verwerfung der Buchführung. Trotz klarer gesetzlicher Grundlagen herrscht vielerorts noch Unsicherheit über das richtige Vorgehen, technische Anforderungen und Zuständigkeiten. Unser Bericht erklärt detailliert, was es mit der Meldepflicht auf sich hat, welche Wege zur Registrierung bestehen, welche Fallstricke lauern – und warum die Zeit für untätige Unternehmen knapp wird.

Was viele Unternehmen bislang vor sich hergeschoben haben, rückt nun in den Fokus der Finanzverwaltung: Die vollständige Umsetzung der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme samt technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) steht bevor. Bis spätestens zum 31. Juli 2025 müssen alle in Unternehmen eingesetzten Aufzeichnungssysteme, die mit einer TSE versehen sind, elektronisch an die Finanzbehörden übermittelt werden. Dies betrifft nicht nur den klassischen Einzelhandel, sondern sämtliche Betriebe, die digitale Kassensysteme nutzen – vom Gastronomiebetrieb über Dienstleister bis hin zu Apotheken.

Bereits mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde im Jahr 2016 die TSE als verbindliche Sicherheitskomponente eingeführt. Ziel ist es, die nachträgliche Veränderung oder Löschung von Kassendaten zu verhindern und so eine verlässliche und fälschungssichere Dokumentation der Geschäftsvorfälle sicherzustellen. In Kombination mit der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) wurde ein Regelwerk geschaffen, das sowohl die technische Ausgestaltung der Sicherheitseinrichtungen als auch deren Einbindung in betriebliche Abläufe regelt.

Doch während viele Betriebe ihre Kassensysteme in den letzten Jahren technisch nachgerüstet haben, blieb ein zentraler Schritt häufig auf der Strecke: die Meldung der eingesetzten Systeme an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Diese Meldung soll nun verpflichtend und digital erfolgen – über das BZStOnline-Portal (BOP) oder über eine entsprechende digitale Schnittstelle (DITA). Die dazu nötigen technischen Grundlagen wurden von der Finanzverwaltung im Jahr 2023 zur Verfügung gestellt. Dennoch zeigt sich: Ein Großteil der betroffenen Unternehmen ist bis heute nicht vollständig registriert.

Die Daten, die im Rahmen der Meldung übermittelt werden müssen, umfassen unter anderem die Art des verwendeten Aufzeichnungssystems, die Seriennummer, die zugehörige TSE, den Zeitpunkt der Inbetriebnahme sowie Standort und Betreiberinformationen. Auch Änderungen, wie etwa ein Systemwechsel oder die Außerbetriebnahme, sind meldepflichtig. Die Pflicht gilt nicht nur für Kassensysteme im engeren Sinne, sondern auch für andere elektronische Aufzeichnungsmittel, etwa bestimmte Warenwirtschafts- oder Buchungssysteme.

Unternehmen, die der Meldepflicht nicht fristgerecht nachkommen, drohen empfindliche Konsequenzen. Die Finanzbehörden haben die Möglichkeit, bei fehlender Registrierung von Kassensystemen Hinzuschätzungen vorzunehmen oder ein Ordnungsgeld zu verhängen. Auch im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen kann eine fehlende TSE-Meldung zu erheblichen Nachteilen führen, bis hin zur steuerlichen Verwerfung der Buchführung.

Besonders betroffen von der Maßnahme sind kleine und mittelständische Unternehmen, bei denen häufig kein eigenes IT-Fachpersonal verfügbar ist. In vielen Betrieben herrscht nach wie vor Unsicherheit darüber, wie die Meldung technisch korrekt erfolgen soll und welche Systeme betroffen sind. Auch die Einbindung von Dienstleistern – etwa Kassenhersteller oder Systemhäuser – führt nicht automatisch zur Erfüllung der Meldepflicht. Die Verantwortung liegt eindeutig beim Betreiber des Kassensystems.

Vor diesem Hintergrund wird zunehmend Kritik laut: Die Maßnahme sei in ihrer praktischen Umsetzung überreguliert, gerade für kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen. Auch sei es versäumt worden, mit ausreichendem Vorlauf für klare und einheitliche Informationskampagnen zu sorgen. Während Großbetriebe und Handelsketten die technischen Schnittstellen längst implementiert haben, kämpfen kleinere Unternehmen oft noch mit der Frage, wo sie überhaupt anfangen sollen.

Für die Finanzverwaltung steht derweil fest: Die TSE-Meldung ist ein zentraler Baustein für die Bekämpfung von Steuerhinterziehung und wird nicht weiter hinausgezögert. Ab dem 1. August 2025 gelten Systeme ohne Meldung als nicht ordnungsgemäß betrieben. Die Uhr für eine reibungslose Umsetzung tickt – und der Druck auf die Unternehmen steigt.

Kommentar:

Die Einführung der Technischen Sicherheitseinrichtung war ein Meilenstein im Kampf gegen die Manipulation von Kassendaten – zumindest auf dem Papier. In der Praxis allerdings zeigt sich nun, dass ein gut gemeintes Regelwerk ohne konsequente Umsetzung seine Wirkung verfehlt. Die TSE-Pflicht gibt es seit Jahren, doch die verbindliche Meldung der eingesetzten Systeme wurde mehrfach vertagt, unterschätzt oder schlicht ignoriert. Nun versucht die Finanzverwaltung mit einem festen Stichtag Klarheit zu schaffen – auf den letzten Metern vor der Frist.

Was aus fiskalischer Sicht nachvollziehbar ist, bringt insbesondere kleine und mittlere Betriebe an die Grenze ihrer Belastbarkeit. Die technischen Anforderungen sind komplex, die Verantwortung liegt allein beim Unternehmer, und die Informationslage bleibt vielerorts unübersichtlich. Während große Handelsketten längst auf standardisierte Prozesse zurückgreifen können, fehlt es im Mittelstand nicht selten an klaren Zuständigkeiten und Know-how. Die Praxis zeigt: Viele Unternehmen wissen nicht einmal, dass eine Meldepflicht besteht – geschweige denn, wie sie umzusetzen ist.

Hier rächt sich die jahrelange Untätigkeit der Politik, die sich zu lange auf die Selbststeuerung des Marktes verlassen hat. Der Verweis auf Portale und Schnittstellen ersetzt keine echte Aufklärung. Stattdessen wären nun gezielte Informations- und Schulungsangebote notwendig, um die Unternehmen auf den letzten Metern zur Frist mitzunehmen. Auch die Möglichkeit einer zentralisierten Meldung durch Dritte – etwa durch Steuerberater oder Kassenanbieter – müsste endlich rechtlich eindeutig geklärt werden.

Die drohenden Sanktionen bei Versäumnissen wirken unter diesen Bedingungen eher wie eine Strafe für organisatorisches Versagen als wie ein wirksames Kontrollinstrument. Es ist daher dringend notwendig, dass die Finanzverwaltung nicht nur auf Einhaltung pocht, sondern aktiv Unterstützung leistet. Denn nur wenn technische Vorgaben praxistauglich und nachvollziehbar umgesetzt werden können, wird aus einem Kontrollmechanismus ein echtes Instrument für Steuergerechtigkeit.

Die TSE-Meldung mag ein kleiner bürokratischer Schritt sein – doch ihre Umsetzung steht beispielhaft für ein strukturelles Problem: Gute Ideen werden nicht wirksam, wenn ihre Umsetzung an der Realität der Betriebe scheitert. Ein regulatorisches Umdenken ist überfällig.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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