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Durch eine Dienstreiseabrechnung Spesen erstatten lassen

Wenn einem auf einer Dienstreise Spesen entstehen, so kann ein Arbeitnehmer sich diese von seinem Arbeitgeber erstatten lassen. Die Art der Spesen ist dabei vielfältig. So können Kosten durch Taxifahrten, Verpflegung, Übernachtung, Parkgebühren-also insgesamt durch den so genannten Verpflegungsmehraufwand- entstehen.

Die Abrechnung dieses Mehraufwandes ist einerseits abhängig von der Art der Spesen bzw. der Länge der Dienstreise. Es macht demnach einen Unterschied, ob ein Arbeitnehmer innerhalb Deutschlands verreisen muss oder aber ihn seine Dienstreise über die Grenze führt. Ist der Zielort der Dienstreise im Inland, werden je nach Dauer des Aufenthaltes zwischen 6 und 24 Euro/Tag an Verpflegungsmehraufwendungen erstattet. Bei Reisen ins Ausland gelten indes höhere Pauschalen.

So kann der Arbeitgeber also darauf bestehen, dass der Arbeitnehmer keine Einzelbelege einreicht, sondern die entsprechende Pauschale in Anspruch nimmt. Ebenso ist es möglich, dass alle Kosten, welche bei einer Dienstreise entstehen, über eine entsprechende Firmenkreditkarte abgerechnet werden, so dass der Arbeitnehmer nicht in Vorkasse treten muss.

Sollte er jedoch die Kosten vorher auslegen müssen, empfiehlt es sich sofort nach Ende der Dienstreise die Kosten anhand eines, meist bei der Personalabteilung des jeweiligen Unternehmens erhältlichen Formulars aufzulisten und umgehend einzureichen und/oder die Versorgungspauschale geltend zu machen. Dies kann sich vor allem dann lohnen, wenn die Ausgaben unter dieser Pauschale lagen. Andererseits ist es auch so, dass Kosten, welche die gewährte Pauschale übersteigen, in der Regel nicht erstattet werden.

Steuerlich betrachtet, sind die genannten Pauschbeträge in ihrer Höhe nur seitens der Arbeitgeber als Werbungskosten anzusetzen, während Arbeitnehmer, denen keine Spesen erstattet werden, nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Werbungskosten abziehen können, diese jedoch belegen müssen.

Erfolgt seitens des Arbeitgebers jedoch eine Erstattung des Mehraufwandes, so muss dieser seitens des Arbeitnehmers bis zur steuerlich zulässigen Höhe des Pauschbetrags nicht versteuert werden.

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