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Apotheken-News: Apothekenbetreiber durch Retax über Centbeträge massiv belastet

Unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand bei Kleinstbeträgen führt zu wachsender Kritik am Retaxsystem und Forderungen nach einer Bagatellgrenz

Eine Rückforderung in Höhe von nur 3,21 Euro verdeutlicht exemplarisch die strukturellen Schwächen im Abrechnungssystem zwischen Apotheken und gesetzlichen Krankenkassen. Trotz des geringen Streitwerts verursachte der Vorgang erheblichen bürokratischen Aufwand – inklusive Einschreiben, mehrseitigem Schriftverkehr und interner Bearbeitungskosten. Kritiker sprechen von einer absurden Prioritätensetzung, bei der formale Fehler systematisch stärker geahndet werden als tatsächliche Versorgungsmängel. Der Fall lenkt den Blick auf ein wachsendes Spannungsfeld zwischen Kontrolle und Versorgungsrealität, das ohne Korrekturen zulasten der Apotheken und Versicherten eskaliert. Eine verbindliche Bagatellgrenze wird zunehmend als notwendiger Schritt zur Eindämmung des Verwaltungsaufwands und zur Wahrung der Verhältnismäßigkeit gefordert.

Ein aktueller Retaxationsfall in Nordrhein-Westfalen hat eine erneute Diskussion über die Verhältnismäßigkeit von Abrechnungsprüfungen durch gesetzliche Krankenkassen ausgelöst. Dabei geht es um eine Rückforderung in Höhe von lediglich 3,21 Euro. Der Betrag wurde von einer Apotheke zurückgefordert – mit einem Verwaltungsaufwand, der den eigentlichen Streitwert deutlich überstieg. Das entsprechende Schreiben wurde per Einschreiben zugestellt, dessen Porto allein 4,75 Euro betrug. Hinzu kamen mehrere Seiten an Dokumentation sowie interne Prüfungs- und Bearbeitungsschritte aufseiten der Kasse oder ihres Dienstleisters.

Apothekerverbände kritisieren diese Praxis seit Langem. Sie verweisen darauf, dass derartige Rückforderungen zunehmend nicht aufgrund inhaltlicher Mängel in der Versorgung, sondern wegen kleiner formaler Fehler auf Rezepten erfolgen. Die Retaxation betreffe somit nicht etwa die Qualität der Arzneimittelabgabe, sondern beispielsweise handschriftliche Einträge oder Formatabweichungen. In der Summe führe dies zu einem hohen Verwaltungsaufwand bei gleichzeitig geringem ökonomischem Nutzen – weder für die Kassen noch für die Apotheken.

Zahlreiche Apotheken verzichten bei Kleinstbeträgen aus ökonomischen Gründen auf Einsprüche, obwohl diese aus Sicht der Verbände oftmals erfolgreich wären. Diese Zurückhaltung resultiert aus dem Missverhältnis zwischen dem personellen Aufwand eines Widerspruchsverfahrens und dem potenziellen Rückforderungsbetrag. So entstehen aufseiten der Apotheken unbeanstandete Einnahmeverluste, die sich über das Jahr hinweg summieren können. Gleichzeitig verursachen solche Verfahren auch bei den Krankenkassen interne Kosten, die häufig die eigentliche Rückforderung übersteigen.

Im vergangenen Jahr konnten durch Verbandsarbeit in Nordrhein-Westfalen Rückforderungen in sechsstelliger Gesamthöhe als unberechtigt identifiziert und rückabgewickelt werden. Diese Zahlen deuten laut Beobachtern auf ein strukturelles Problem hin: ein Kontrollsystem, das durch seine Starrheit und Formalorientierung wirtschaftlich ineffizient arbeitet. Kritisiert wird in diesem Zusammenhang auch der Einsatz externer Prüfunternehmen, die Rückforderungen automatisiert generieren und damit zusätzliche Bürokratie schaffen.

Darüber hinaus wird auf die ungleiche Verteilung der Mittel im System hingewiesen. Während die Vor-Ort-Apotheken für ihre Leistungen im Durchschnitt weniger als zwei Prozent des GKV-Budgets erhalten, liegt der Anteil der Verwaltungsausgaben der Krankenkassen regelmäßig bei über vier Prozent. Diese Diskrepanz wirft die Frage auf, ob die vorhandenen Ressourcen sinnvoll und zweckmäßig eingesetzt werden.

In der Diskussion steht daher zunehmend die Forderung nach einer gesetzlichen Bagatellgrenze für Rechnungskorrekturen. Rückforderungen wegen formaler Fehler unterhalb einer bestimmten Wertgrenze sollen künftig ausgeschlossen oder eingeschränkt werden, um Ressourcenverschwendung zu vermeiden. Zudem wird eine Neubewertung der Retaxationspraxis gefordert – weg von der formalen Kleinteiligkeit, hin zu einer inhaltlich orientierten Kontrolle, die den tatsächlichen Versorgungsprozess in den Mittelpunkt stellt.

Kommentar:

Der vorliegende Fall zeigt in exemplarischer Weise die Widersprüche im heutigen Abrechnungssystem zwischen Apotheken und gesetzlichen Krankenkassen. Wenn die Kosten für die Rückforderung einer Bagatellsumme den Streitwert übersteigen, stellt sich unweigerlich die Frage nach Effizienz, Angemessenheit und dem Sinn solcher Vorgänge. Dabei handelt es sich keineswegs um einen Sonderfall, sondern um eine alltägliche Praxis, die den Eindruck einer zunehmend entfremdeten Verwaltungslogik vermittelt.

Während Apotheken in der Fläche mit steigenden Anforderungen, wirtschaftlichem Druck und wachsender Bürokratie konfrontiert sind, agiert das Retaxsystem vielfach losgelöst vom tatsächlichen Versorgungsgeschehen. Die Tatsache, dass formale Unstimmigkeiten – unabhängig vom Therapieerfolg oder der Patientensicherheit – zur Grundlage finanzieller Sanktionen werden, zeugt von einer Prioritätenverschiebung, die das Vertrauensverhältnis zwischen Leistungserbringern und Kostenträgern weiter belastet.

Eine Bagatellgrenze wäre ein erster, logischer Schritt, um das System zu entlasten und sowohl aufseiten der Apotheken als auch bei den Krankenkassen den Fokus wieder auf das Wesentliche zu lenken. Die gesetzlich Versicherten erwarten nicht, dass Beiträge für überkomplexe Rückforderungsverfahren eingesetzt werden, sondern für eine funktionierende und praxistaugliche Gesundheitsversorgung. Die Debatte um diesen Fall ist daher weit mehr als eine Auseinandersetzung um 3,21 Euro – sie ist ein Prüfstein für die Reformfähigkeit eines Systems, das sich zwischen Kontrolle und Bürokratie zunehmend selbst blockiert.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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