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Apotheken-News: Apothekendienstwagen in der Steuerfalle

Fehlt das Fahrtenbuch, unterstellt das Finanzamt eine private Nutzung – Apothekeninhabern drohen pauschale Versteuerung und erhebliche Zusatzkosten.

Ein Dienstwagen im Apothekenbetrieb kann schnell zum steuerlichen Risiko werden, wenn die Nutzung nicht lückenlos dokumentiert ist. Wird kein Fahrtenbuch geführt, unterstellt das Finanzamt automatisch private Fahrten – mit teuren Folgen. Besonders in wirtschaftlich angespannten Zeiten geraten Apothekenbetreiber dadurch in zusätzliche Bedrängnis. Ein aktueller Fall verdeutlicht, wie strikt die Finanzverwaltung vorgeht und warum eine saubere Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung unerlässlich ist.

Die steuerliche Behandlung von betrieblich genutzten Fahrzeugen ist auch für Apothekenbetreiber ein potenziell teures Risiko. Wer einen Dienstwagen im Betriebsvermögen führt, muss damit rechnen, dass das Finanzamt eine private Mitnutzung unterstellt – es sei denn, die vollständige geschäftliche Nutzung wird zweifelsfrei nachgewiesen. Die aktuelle Rechtsprechung zeigt: Ein Fahrtenbuch ist nicht nur ein formaler Verwaltungsakt, sondern die einzige Möglichkeit, steuerliche Mehrbelastungen zu vermeiden.

Für Inhaber von Apotheken gelten dabei dieselben Grundsätze wie für andere Unternehmer: Ist das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet, vermutet die Finanzverwaltung automatisch, dass es auch für private Zwecke genutzt wird. Diese Vermutung kann nur durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch widerlegt werden. Fehlt es, greifen die pauschalen Bewertungsregelungen – insbesondere die sogenannte Ein-Prozent-Regelung. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil dem Einkommen des Betriebsinhabers hinzugerechnet und versteuert.

Das Problem verschärft sich, wenn im Haushalt des Apothekenbetreibers kein weiteres Fahrzeug für private Zwecke vorhanden ist. In solchen Fällen sehen die Finanzämter die Annahme der Privatnutzung als besonders naheliegend an. Selbst wenn ein schriftlicher Verzicht auf Privatfahrten vorliegt, genügt dies ohne ergänzenden Nachweis in Form eines Fahrtenbuchs meist nicht. Auch in Fällen, in denen das Fahrzeug etwa für Botendienste, Notdienste oder Filialbesuche eingesetzt wird, kann ohne detaillierte Dokumentation eine vollständige betriebliche Nutzung nicht nachgewiesen werden.

Besonders betroffen sind Apotheken mit mehreren Standorten, hohem Außendienstanteil oder Filialverbünden. Hier wird der Fuhrpark oft betrieblich begründet – das Finanzamt prüft aber zunehmend kritisch, ob auch tatsächlich eine durchgängige betriebliche Nutzung vorliegt. Selbst bei Tankkarten oder Werkstattrechnungen erkennt die Finanzverwaltung ohne Fahrtenbuch keinen ausreichenden Nachweis.

Der Verzicht auf ein Fahrtenbuch kann bei einer Betriebsprüfung schnell zu Steuernachzahlungen führen – oft auch rückwirkend für mehrere Jahre. Neben der zusätzlichen Einkommensteuerbelastung drohen auch Verzugszinsen und gegebenenfalls Umsatzsteuerkorrekturen. Für Apothekenbetreiber, deren wirtschaftlicher Spielraum durch gestiegene Kosten und stagnierende Honorare ohnehin begrenzt ist, kann dies zu einer massiven finanziellen Belastung werden.

Die einzige rechtssichere Lösung besteht in der lückenlosen Aufzeichnung aller Fahrten – inklusive Datum, Kilometerstand, Reiseziel, Zweck der Fahrt und aufgesuchtem Geschäftspartner. Digitale Fahrtenbuchsysteme werden zwar zunehmend anerkannt, müssen jedoch bestimmten formalen Anforderungen genügen. Manipulierbare oder nachträglich editierbare Versionen werden von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert.

Auch das steuerliche Beratungsteam einer Apotheke sollte regelmäßig überprüfen, ob die gewählten Regelungen zur Fahrzeugnutzung noch tragfähig sind. Denn viele Betriebsinhaber unterschätzen die Risiken – insbesondere, wenn Fahrzeuge nur gelegentlich eingesetzt oder von Familienangehörigen mitgenutzt werden. Wer hier keine klare Trennung von privat und betrieblich dokumentieren kann, steht im Zweifelsfall allein in der Beweislast.

 
Kommentar:

Der Dienstwagen bleibt auch im Apothekenumfeld ein unterschätztes Risiko. Während sich viele Betreiber auf die therapeutische Qualität und organisatorische Führung ihrer Apotheke konzentrieren, wird die steuerliche Nebentätigkeit oft delegiert oder vernachlässigt. Doch das Finanzamt kennt keine Ausnahmen – auch nicht für unternehmerisch überlastete Gesundheitsbetriebe.

Die Annahme einer privaten Mitbenutzung ist keine Willkür, sondern Folge der geltenden Beweislastverteilung. Es ist nicht Aufgabe der Finanzbehörde, eine rein betriebliche Nutzung zu beweisen – vielmehr muss der Steuerpflichtige diese glaubhaft machen. Und genau das gelingt ohne Fahrtenbuch selten. Die daraus resultierende Ein-Prozent-Regelung wirkt in vielen Fällen wie ein Automatismus – unabhängig von der Realität der Nutzung.

Gerade in Zeiten finanzieller Unsicherheit im Apothekenwesen, in denen jeder Euro zählt, sollten Betreiber dieses Thema strategisch angehen. Ein steuerlich nicht dokumentierter Dienstwagen kann im Nachgang erhebliche Liquidität binden – auch rückwirkend. Zudem stehen Betriebsprüfungen aufgrund der Digitalisierung der Steuerverwaltung immer häufiger an. Wer auf eine bloße Selbstverpflichtung oder mündliche Absprache vertraut, läuft Gefahr, im Ernstfall unterzugehen.

Auch die häufig gehörte Argumentation, dass für private Fahrten ohnehin ein anderes Fahrzeug zur Verfügung stehe, überzeugt das Finanzamt ohne belastbare Belege nicht. Die steuerliche Realität ist formaler als viele glauben. Das bedeutet: Apothekeninhaber müssen entweder ein sauberes Fahrtenbuch führen oder von vornherein steuerlich belastbare Alternativen, wie etwa die Nutzungspauschale bei klarer Trennung von Privat- und Betriebsvermögen, prüfen.

Letztlich ist es eine Frage der betrieblichen Sorgfalt. Wer Dokumentationspflichten ignoriert, öffnet der Steuerfalle Tür und Tor. Es sind nicht nur die großen Fehler, die teuer werden – es sind oft die kleinen Nachlässigkeiten im Alltag, die sich am Ende summieren.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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